Ferramentas de gestão ajudam a tornar os processos empresariais mais eficientes. Do setor de contabilidade, vendas e atendimento ao cliente até o estoque e marketing, todas as tarefas podem ser automatizadas. Manter todas as informações de negócios em um mesmo sistema permite aumentar a produtividade e atingir as metas de negócios.

Atualmente, cada vez mais empresas estão investindo em ferramentas de gestão para eliminar erros em suas operações. Por isso, para subir de nível e ficar à frente da concorrência, é preciso aproveitar ao máximo os recursos digitais disponíveis.

Conheça as 15 melhores ferramentas de gestão

Existem diversas ferramentas de gestão que podem ajudá-lo a impulsionar seus negócios, basta selecionar aquelas que atendam as suas principais necessidades. Então, a seguir, vamos mostrar aqui as 15 melhores.

Análise SWOT/FOFA

A análise SWOT, também conhecida como FOFA é um método que avalia as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um projeto específico ou de sua empresa em geral. Por isso, é uma ferramenta adequada para o planejamento estratégico. 

Com base nessa análise, você pode definir os objetivos e metas para o seu negócio e obter uma imagem mais clara e objetiva para embasar suas decisões. Além disso, um dos principais benefícios da realização da análise SWOT é que ajuda você a analisar possíveis ameaças ao seu negócio e fazer as mudanças necessárias.

Plano de negócios

Um plano de negócios é um documento que descreve como você atingirá seus objetivos de negócios, incluindo informações sobre seu produto, estratégias de marketing e finanças. Portanto, você deve criar um plano de negócios quando estiver iniciando um novo negócio e continuar atualizando-o à medida que sua empresa cresce.

Esse recurso ajuda a ver o quadro geral, planejar com antecedência, tomar decisões importantes e melhorar a probabilidade de sucesso. Um plano de negócios bem escrito é uma ferramenta importante porque oferece a capacidade de estabelecer suas metas e acompanhar seu progresso à medida que seus negócios começam a crescer. 

Os planos de negócios normalmente incluem as seguintes informações:

Uma análise de mercado: reunindo informações sobre fatores e condições que afetam seu setor.

Análise competitiva: avaliando os pontos fortes e fracos de seus concorrentes.

Segmentação de clientes: divida seus clientes em diferentes grupos com base em características específicas para melhorar seu marketing.

Projeção de fluxo de caixa: estar preparado para gerir o dinheiro que entra e sai do seu negócio.

Matriz de Ansoff

A Matriz de Ansoff ajuda a identificar oportunidades para aumentar a receita de um negócio por meio do desenvolvimento de novos produtos e serviços ou entrando em novos mercados. Por isso, às vezes é conhecida como ‘matriz de mercado de produtos’.

O foco da Matriz de Ansoff é avaliar oportunidades para as empresas aumentarem suas vendas, mostrando combinações alternativas para novos mercados (ou seja, segmentos de clientes e localizações geográficas) em relação a produtos e serviços que oferecem.

Princípio de Pareto 80/20

Para ter sucesso em um setor competitivo de mercado, os empresários devem maximizar o retorno sobre o investimento (ROI). É por isso que, felizmente, usando o Princípio de Pareto 80/20 torna-se mais fácil saber o que priorizar nos negócios. 

Aproveitando a regra 80/20, você pode priorizar as poucas tarefas que geram mais retorno sem perder de vista o quadro geral. Então, para dar certo, tudo que você precisa é ajustar sua perspectiva e levar essa regra a sério.

O Princípio de Pareto afirma que uma pequena minoria de entradas (ações) cria a maioria das saídas (resultados). É causa e efeito. Por isso, a distribuição exata não importa e a porcentagem não precisa somar 100%, a regra 80/20 é simplesmente uma teoria de que algumas coisas importantes geralmente geram a maioria dos benefícios desejados.

Guia PMBOK

O Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) é uma ferramenta de gestão de projetos. O Guia PMBOK está dividido em cinco grupos: 10 áreas de conhecimento e 49 processos. Por isso, ter um conjunto de melhores práticas padrão torna mais fácil identificar profissionais com o conhecimento e as habilidades necessárias para planejar, organizar e dirigir projetos com sucesso.

Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero)

O Orçamento de Base Zero (OBZ) é um método no qual deve-se justificar todas as despesas para cada novo período. O processo de orçamento de base zero começa a partir de uma “base zero” e todas as funções dentro da empresa são analisadas quanto às suas necessidades e custos. Portanto, os orçamentos são construídos em torno do que é necessário para o próximo período, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor que o anterior.

Nos negócios, o OBZ permite a implantação de metas estratégicas de alto nível no processo orçamentário, vinculando-as a áreas funcionais específicas da empresa, onde os custos podem ser primeiro agrupados e depois medidos em relação aos resultados anteriores e às expectativas atuais.

Six Sigma (metodologias DMAIC e DMADV)

Em sua essência, o Six Sigma (Seis Sigma) envolve identificar e fazer melhorias nos processos internos de uma empresa, de modo a reduzir os custos e aumentar os lucros, com o objetivo final de melhorar a eficiência e a qualidade geral da empresa.

Essa é uma das ferramentas de gestão mais usadas para melhorar os processos. Com a metodologia DMADV é definida as necessidades do cliente relacionadas com o produto ou serviço oferecido pela empresa. Por outro lado, o DMAIC se concentra em definir maneiras de reajustar e controlar o processo. No que se refere à medição, o DMAIC considera a eficiência atual de certo processo, enquanto o DMADV mede as necessidades dos clientes.

Mapa mental

Um mapa mental é um  tipo de diagrama que conecta ideias ou temas relacionados de maneira não linear. Em outras palavras, a ideia principal é colocada no meio do mapa, com subtópicos se ramificando a partir dela, como uma teia de aranha gigante. 

Existem infinitas possibilidades quando se trata de criar um mapa mental. Por isso, você pode usá-los para qualquer coisa, desde planejamento de projeto até brainstorming. Para o sucesso de qualquer negócio é fundamental planejar e priorizar as ideias certas. Os mapas mentais podem ajudá-lo a fazer exatamente isso. O céu é o limite!

5W2H

A análise 5W2H é uma das ferramentas de gestão que não requer treinamento. As empresas usam esse método para analisar e resolver problemas de maneira simplificada. O 5W2H representa as primeiras letras das sete perguntas que um profissional faz ao usar esse processo (Que? Porque? Onde? Quando? Quem? Como? Quantos?).

A análise 5W2H ajuda a interpretar um problema e coletar dados relevantes para resolvê-lo de forma eficaz. Um indivíduo ou equipe cria um modelo que ajuda a esclarecer as etapas acionáveis ​para garantir uma resolução.

As empresas costumam usar essa metodologia para melhorar o planejamento estratégico e avaliar problemas na produção ou na prestação de serviços. A simplicidade desta ferramenta permite que muitas empresas a utilizem e criem um plano de ação para o gerenciamento de projetos básicos e complexos.

Matriz BCG

A Matriz BCG foi projetada para ajudar no planejamento estratégico de longo prazo. Esse método é usado para buscar oportunidades de crescimento. Sendo assim, a empresa deve revisar seu portfólio de produtos para decidir onde investir, descontinuar ou desenvolver novos produtos.

PM Canvas (Project Model Canvas)

O Project Model Canvas é considerado um método totalmente colaborativo, no qual todos os envolvidos em um projeto participam de forma proativa. Essa ferramenta permite compreender e controlar a relação entre as diferentes áreas do projeto, de modo a evitar desorganização e erros. PM Canvas é considerada uma das ferramentas de gestão mais eficientes, pois consiste em agrupar e relacionar as diversas áreas de um projeto de forma visual por meio de post-its.

KPI

Os KPIs (principais indicadores de desempenho) ajudam a medir e avaliar a eficácia de soluções, funções e processos de uma empresa. Os KPIs levam em consideração os objetivos estratégicos do seu negócio e medem o desempenho em relação a uma meta específica, definida do ponto de vista estratégico, de planejamento ou orçamentário. Medir os KPIs pode ajudá-lo a determinar se é provável que você atinja seus objetivos de negócios. A maioria dos KPIs se concentrará em um destes objetivos:

– Melhorar a receita

– Redução de custos

– Aumentar a eficiência

– Melhorar a satisfação do cliente

CRM

CRM significa gestão de relacionamento com o cliente. Trata-se de um sistema que ajuda os negócios a rastrear facilmente todas as comunicações e cultivar relacionamentos com seus leads e clientes. 

Um CRM substitui planilhas, bancos de dados e aplicativos que muitas empresas unem para rastrear os dados do cliente. O resultado: organização, eficiência, melhor gerenciamento de tempo e satisfação dos clientes.

Plataformas de gerenciamento de clientes, como CRMs, conectam todos os dados de seus leads e clientes em um mesmo sistema.

Matriz GUT

A Matriz GUT, que consiste na priorização de processos é uma das ferramentas de gestão mais amigáveis e de fácil entendimento. Ela auxilia no processo de priorização de problemas e situações internas da empresa.

Usá-la corretamente agiliza a tomada de decisão ao definir, com critério, o grau de importância de cada situação. Pode ser utilizada em qualquer tipo de empresa e em diversas situações que exijam priorização ou organização.

É basicamente uma tabela formada por linhas e colunas, que pode ser reproduzida em papel ou em planilhas. Ela ajuda as empresas a visualizar os problemas de gestão e as ações para resolvê-los. Na utilização da Matriz GUT diversos pontos de vista devem ser analisados ​​para encontrar uma solução.

PDCA

O modelo Plan-Do-Check-Act (PDCA) é um método iterativo para melhoria contínua de processos, produtos ou serviços. O objetivo é melhorar mantendo um processo contínuo de aprendizado e crescimento.

O método PDCA envolve testar sistematicamente possíveis soluções, avaliar os resultados e implementar aquelas que demonstraram funcionar. Dessa forma promove o teste de melhorias em pequena escala antes de atualizar os procedimentos e métodos de trabalho em toda a empresa.

Conclusão

Por fim, tendo entendido a utilidade das principais ferramentas de gestão, agora você pode aproveitar ao máximo as opções sugeridas para alavancar seu negócio. A Soften oferece um sistema completo para gerenciar os principais processos da sua empresa, simplificando suas rotinas e maximizando seus resultados.

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