Índice
Introdução
Lidar com a perda de mercadorias é uma situação comum para muitos empresários. É por isso que saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria é fundamental para manter a sua empresa em conformidade com as obrigações fiscais e evitar problemas futuros com a Receita Federal.
O processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria requer uma documentação específica e envolve seguir corretamente os procedimentos estabelecidos pela legislação tributária. Nesse sentido, você precisará reunir comprovantes da perda, como boletins de ocorrência ou laudos técnicos, além de conhecer o código fiscal adequado para essa operação.
Entendendo a nota fiscal de perda de mercadoria
A compreensão sobre como emitir nota fiscal de perda de mercadoria é um procedimento contábil e fiscal para empresas que enfrentam situações de deterioração, roubo ou outros tipos de perdas em seu estoque. Este documento garante a regularização fiscal e evita problemas com autoridades tributárias.
O que é uma Nota Fiscal de Perda?
Em primeiro lugar, a Nota Fiscal de Perda é um documento fiscal que registra oficialmente o prejuízo da empresa quando há desaparecimento, deterioração ou inutilização de produtos. Ela serve como um comprovante legal da baixa de mercadorias no estoque e é fundamental para justificar a redução do inventário perante o fisco.
Sendo assim, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria depende das regulamentações estaduais e do regime tributário da empresa. Por exemplo, no sistema contábil, esta nota representa uma saída sem transferência de propriedade.
Isso porque, a emissão correta protege a empresa de autuações fiscais por diferenças de estoque durante fiscalizações. Então, o analista fiscal deve identificar o CFOP adequado (geralmente 5.927 ou 6.927) para caracterizar corretamente a operação.
Situações que envolvem perda de mercadoria
Diversas situações podem exigir a emissão de nota fiscal de perda. Entre as mais comuns estão:
- Perecimento natural: Produtos com prazo de validade expirado.
- Deterioração: Mercadorias danificadas por umidade, temperatura ou mau acondicionamento.
- Roubo ou furto: Mediante boletim de ocorrência.
- Incêndios ou inundações: Com laudo técnico comprobatório.
Para empresas do Simples Nacional ou outros regimes, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria segue procedimentos similares, mas com particularidades tributárias específicas. O registro adequado destas perdas evita a tributação indevida sobre as mercadorias que não foram comercializadas.
Cabe ressaltar que é importante documentar detalhadamente as circunstâncias da perda com laudos técnicos, fotografias e outros comprovantes que possam ser solicitados pelo fisco.
Legislação aplicável e obrigações acessórias
A emissão de nota fiscal para perda de mercadorias está regulamentada pelo RICMS de cada estado. No estado de São Paulo, por exemplo, o Decreto nº 61.720 de 2015 traz disposições específicas sobre o tema. As obrigações acessórias incluem:
- Registro da nota fiscal no sistema da empresa.
- Escrituração fiscal digital (EFD-ICMS/IPI).
- Inclusão no registro C197 quando aplicável.
- Manutenção de documentação comprobatória.
Portanto, aprender como emitir nota fiscal de perda de mercadoria corretamente exige um conhecimento do manual de orientação do SPED Fiscal e das particularidades da legislação estadual. Por isso, as empresas devem consultar o RICMS/00 de seu estado para verificar eventuais benefícios fiscais ou créditos permitidos em casos de perdas.
O cumprimento rigoroso destas obrigações garante segurança jurídica e evita questionamentos durante auditorias fiscais, permitindo que a empresa demonstre transparência no controle de seu estoque.
Procedimentos para emissão da nota fiscal de perda de mercadoria
A emissão da nota fiscal para mercadorias perdidas segue um protocolo específico que envolve códigos fiscais, tratamento tributário adequado e obrigações fiscais. Portanto, saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria requer atenção aos detalhes para evitar problemas com o fisco.
Passo a passo para emitir a nota fiscal
Para saber como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, é necessário seguir algumas etapas importantes. Primeiro, identifique o tipo de perda (deterioração, roubo, furto ou extravio) e reúna documentação comprobatória como boletins de ocorrência ou laudos técnicos.
Acesse o sistema de emissão de NF-e da sua empresa e selecione a opção para emitir nota fiscal de saída. Em seguida, preencha os dados do emitente (sua empresa) como destinatário, caracterizando uma operação interna.
No campo de descrição, especifique o motivo da baixa do estoque, como:
- Deterioração: “Baixa de estoque por deterioração de mercadoria”.
- Roubo/Furto: “Baixa de estoque em razão de roubo/furto conforme BO nº XXX”.
- Extravio: “Baixa de estoque por extravio de mercadoria”.
Inclua todas as informações dos produtos perdidos, como o código, a descrição, a quantidade e os valores. A data de emissão deve corresponder ao momento da constatação da perda. Este detalhamento é parte fundamental do processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria corretamente.
CFOP e CST: códigos utilizados na emissão
Ao longo do processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, a escolha dos códigos fiscais corretos é crucial. O CFOP mais utilizado é o 5.927 (ou 5927) – “Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração”.
Já para o CST (Código de Situação Tributária), os códigos variam conforme a situação fiscal da empresa. Geralmente utiliza-se:
- CST 00: Quando há tributação integral.
- CST 90: Em casos especiais de operações sem crédito.
- CST 04: Para produtos com isenção.
A escolha correta destes códigos é fundamental para evitar inconsistências na escrituração fiscal, já que o sistema da SEFAZ pode rejeitar a nota fiscal caso os códigos não correspondam à operação descrita.
Tratamento tributário: ICMS, IPI, PIS e Cofins
No tratamento tributário, envolvendo o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, deve-se considerar as particularidades de cada imposto. Por exemplo: para o ICMS, a legislação determina o estorno dos créditos relativos às mercadorias perdidas, exceto em casos específicos como o roubo comprovado em alguns estados.
O IPI segue lógica semelhante, exigindo o estorno dos créditos. Já para PIS e Cofins, a legislação federal normalmente não permite o aproveitamento de créditos sobre as mercadorias perdidas ou deterioradas.
Em casos de produtos sujeitos à substituição tributária, é possível solicitar o ressarcimento do ICMS-ST mediante procedimentos específicos junto à SEFAZ estadual. As alíquotas aplicadas serão as mesmas da entrada original dos produtos.
Vale lembrar que as mercadorias desviadas para consumo próprio ou utilizadas em fim alheio à atividade da empresa têm tratamento tributário diferente das perdas involuntárias, um aspecto importante a considerar quando se busca entender como emitir nota fiscal de perda de mercadoria.
Estorno de créditos e obrigações no SPED
Ao realizar o procedimento de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria, é necessário realizar o estorno de créditos nos registros fiscais. Este procedimento deve ser feito na EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital), documentando corretamente os valores de ICMS a estornar.
No SPED, utilize os registros de saída apropriados para documentar a operação. O registro C100 deve ser preenchido com os dados da nota fiscal emitida, enquanto o registro C190 conterá as informações fiscais consolidadas. Já para o estorno do crédito de ICMS, utilize o registro específico (C197) com o código de ajuste determinado por cada estado. Isso evita divergências na apuração do imposto.
A documentação das perdas no SPED é fundamental para:
- Justificar a redução da receita bruta.
- Comprovar a regularidade fiscal.
- Fundamentar possíveis pedidos de ressarcimento do imposto.
- Evitar questionamentos em fiscalizações futuras.
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Conclusão
Como vimos, a emissão de nota fiscal de perda de mercadoria é um processo importante para empresas que precisam documentar corretamente suas perdas. Afinal de contas, conhecer como emitir nota fiscal de perda de mercadoria protege seu negócio de problemas fiscais e garante a conformidade com as exigências legais.
A Soften Sistemas oferece ferramentas que simplificam esse processo, tornando mais fácil para empresários lidar com a documentação fiscal. Com as soluções tecnológicas adequadas, o processo de como emitir nota fiscal de perda de mercadoria se torna mais rápido e menos propenso a erros, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.