Garantir uma boa gestão de compras, bem como controlar os níveis de estoque e tentar negociar com os fornecedores, pode fazer com que até mesmo o melhor gerente de compras sinta que vive em um constante estado de caos.
Às vezes, os empresários esquecem que o avanço da tecnologia favoreceu os processos do departamento de compras, oferecendo softwares na medida certa para atender a demanda do setor. Portanto, contar com um sistema de gestão integrado pode ajudar a agilizar o processo de compra, garantindo que você sempre tenha o nível certo de estoque à disposição.
Além disso, facilitará o gerenciamento de fornecedores, tornando o processo de aquisição mais simples, dando a você mais tempo para se concentrar em outras áreas do seu negócio.
Um software de gestão de compras totalmente integrado equilibrará suas demandas de vendas, processos de compra e controles de estoque, de acordo com os recursos e capacidades de seus fornecedores.
Isso torna as negociações mais transparentes e incentiva uma melhor compreensão das necessidades de negócios de ambas as partes.
O que é um software de gestão de compra?
O software de compra é um sistema que ajuda as empresas a controlar os gastos, impulsionar o crescimento e gerenciar todas as etapas do ciclo de aquisição de mercadorias, desde a compra até o pagamento do fornecedor.
Qualquer pessoa envolvida no processo de compra: executivos, equipes financeiras, contadores e vendedores, se beneficiarão das vantagens oferecidas por um software de compra.
Afinal, com ele é possível gerenciar com mais rapidez e eficiência todo o processo. Além disso, oferece aos usuários as ferramentas necessárias para economizar tempo e tomar decisões baseadas em dados. Essencialmente, ele impulsiona o crescimento da empresa.
A automatização do processo de compra de matérias-primas e mercadorias, bem como a manutenção do estoque de produtos, muitas vezes é feita por meio da automação e simplificação de funções como:
– Encomendar um produto ou serviço.
– Criar, receber e atender pedidos.
– Enviar e processar faturas.
– Manutenção de estoque.
– Comparar a fatura com os materiais recebidos.
– Pagar todas as contas online.
– Acompanhar, controlar e aprovar todo o processo de aquisição.
Principais benefícios do software de gestão de compras
As principais vantagens que um software de gestão de compras oferece é a melhoria no desempenho financeiro organizacional, processos de compras construtivos e controle adequado das operações de negócios. Além disso, elimina quaisquer tarefas redundantes, simplificando os esforços da equipe de trabalho da empresa.
Atualmente, a tecnologia de compras não se limita mais a módulos separados para funções ou ações específicas. Os sistemas devem aproveitar todo o potencial da nuvem para criar uma solução com o número exato de recursos e funcionalidades que uma organização precisa para gerenciar todo o processo.
O software de gestão de compras permite que as organizações centralizem e simplifiquem o processo de compra na plataforma. É benéfico para o negócio devido ao seu recurso de automação. O uso desse tipo de software não apenas ajuda a melhorar a transparência dos dados, mas também melhora a colaboração, a análise e reduz o desperdício, ineficiências e erros humanos.
6 razões pelas quais um software de gestão de compras impulsiona os negócios
Além de tornar mais rápido e fácil para as empresas adquirirem os bens e serviços de que precisam, conheça alguns motivos que fazem do software de gestão de compras fundamental para gerar um impacto direto e positivo no crescimento da empresa.
1 – Gerenciamento de gastos
Em primeiro lugar, o gerenciamento eficaz de gastos ajuda as organizações a reduzir custos, melhorar os lucros e redirecionar as economias para impulsionar o crescimento da empresa. Mas as empresas precisam de transparência e controle em tempo real sobre todos os gastos antes mesmo de pensar em aproveitar esses benefícios.
É aí que entra o software de compra. As ferramentas, insights e relatórios dentro de uma plataforma de compras impulsionam o crescimento dos negócios ajudando as empresas a:
– Ver como o dinheiro está sendo gasto em todas as áreas do negócio.
– Saber onde cortar, reduzir, realocar ou aumentar os gastos para ampliar a lucratividade.
– Acompanhar os gastos excessivos, especialmente com contas de viagens e despesas.
– Redirecionar gastos ineficientes para iniciativas de crescimento.
– Cultivar relacionamentos com fornecedores para garantir melhores preços e crescimento sustentável.
– Torne mais fácil para os funcionários atenderem os fornecedores, aprovar orçamento de compras e limitar os gastos por meio de um software de gerenciamento de despesas.
– Detecte problemas como gastos independentes, faturas duplicadas ou fraudulentas e discrepâncias de compra antes que se transformem em grandes problemas.
2 – Eficiências operacionais
Em segundo lugar, tempo é dinheiro. Imagine se todos os funcionários da sua empresa tivessem mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas que agregassem valor ao negócio. Com um software de gestão de compras você pode ajudar seu pessoal a fazer exatamente isso, reduzindo o número de tempo que eles precisam gastar com o processo de compras.
Com uma plataforma baseada em nuvem, as equipes de compras podem finalmente eliminar os sistemas baseados em papel. Assim poderão aprimorar as relações comprador-fornecedor e configurar fluxos de trabalho automatizados que reduzem os gargalos e economizam horas de tempo.
Os membros da equipe de compras estão em melhor posição para fazer solicitações rápidas e cumprir os orçamentos da empresa. Além disso, eles terão acesso instantâneo aos dados de gastos de que precisam.
Startups e empresas maiores em rápido crescimento que gerenciam volumes de gastos acima do normal também podem economizar muito tempo usando um software de gestão de compras.
De fato, menos tempo gasto com processos demorados pode levar a uma maior produtividade e melhores resultados.
3 – Tomada de decisão estratégica
Em terceiro lugar, executivos, gerentes e departamentos individuais (por exemplo, Contabilidade, Finanças, Compras, Vendas, Operações, TI) precisam de dados precisos de gastos da empresa para informar o planejamento geral e a tomada de decisões estratégicas.
No entanto, com sistemas de compras baseados em Excel ou em papel, é impossível acessar os dados rapidamente, muito menos trabalhar com eles de forma eficiente. Além disso, é um desafio confiar em dados registrados de forma manual.
Um sistema de gestão de compras oferece o seguinte:
– Acesso a dados de gastos atualizados.
– Padrões de gastos anteriores para determinar áreas de melhoria.
– Identifica tendências por local, fornecedor, pessoa, conta ou projeto.
– Realiza previsões e aproveita as tendências, como descontos de fornecedores, por exemplo.
– Rastreia gastos excessivos e redireciona-os para iniciativas que impulsionam o crescimento do negócio.
– Analisa o ciclo de compra e identifica gargalos.
4 – Coleta de dados precisos e análise em tempo real
Para que o gerenciamento de gastos e compras seja bem-sucedido e que a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas ocorram, os dados devem ser confiáveis, completos e precisos.
Essa é outra maneira pela qual um software de gestão de compras pode beneficiar o crescimento dos negócios. Com todos os dados da empresa hospedados em uma única plataforma baseada em nuvem, todos terão uma única fonte para rastrear métricas significativas e realizar análises de relatórios.
Como não há papelada ou entrada manual envolvida, o tempo é economizado, o erro humano é reduzido e a qualidade dos dados é garantida.
5 – Gerenciamento de estoque e relacionamento com fornecedores
Gerenciar seus relacionamentos com fornecedores é uma das maiores tarefas que um departamento de compras deve fazer. O uso de um software de gerenciamento pode ajudá-lo a criar melhores relacionamentos e a agilizar as comunicações com os fornecedores.
O sistema permitirá que você crie um banco de dados robusto com todas as informações relacionadas aos fornecedores de que você precisa, facilitando o envio de solicitações e pedidos.
O sistema simplificará o processo, sendo totalmente integrado com seu estoque existente. Assim você poderá fazer consultas de preços de vários itens para diferentes fornecedores e receber cotações sem ter que redigitar qualquer informação.
O uso de um sistema de controle de estoque também fornece uma base para comunicações mais abertas, permitindo oferecer aos fornecedores melhores prazos de entrega, avisos antecipados para ajustes de quantidade e modelagem preditiva mais confiável.
Isso não apenas melhora o planejamento de recursos da sua empresa, mas, sem dúvida, ajuda a construir um bom relacionamento com o fornecedor.
6 – Economia de tempo e maior produtividade
Com um software de gestão de compras, você agilizará e automatizará muitas das tarefas e processos, tornando sua empresa mais produtiva. Melhorar e automatizar processos economiza tempo. Por exemplo, automatizar o gerenciamento de estoque ajuda a manter as mercadorias nos níveis certos.
Além disso, ele alerta seu departamento de compras quando o estoque atinge um determinado nível. Assim você saberá rapidamente que o estoque precisa ser reordenado. O sistema pode até mesmo reordenar o estoque automaticamente para você.
O aumento da produtividade significa melhor utilização dos recursos, economia de custos e potencial de crescimento dos negócios. O software de gestão de compras certo pode colocá-lo no caminho para o sucesso e fornecer as ferramentas necessárias para ajudá-lo a otimizar tarefas, reduzir custos e aproveitar os dados em tempo real.
Conclusão
Por fim, é importante selecionar uma empresa de software confiável, que ofereça sistemas com os recursos de que você precisa. O Soften oferece um sistema completo para gerenciar todos os aspectos do processo de compra, o que garante o controle dos gastos da empresa. Tudo que você precisa para seu negócio crescer em um único sistema.
E aí? Gostou do artigo? Então compartilhe com sua rede de contatos.
Te restou alguma dúvida? Então comente aqui e teremos prazer em te ajudar.
Continue nos acompanhando aqui no Blog e nas nossas redes sociais: Facebook, Instagram, Youtube e Linkedin.