Donos de empresas já devem estar familiarizados com os recibos. Eles dão aos clientes a capacidade de provar que realizaram o pagamento por um produto ou serviço. O recibo também dá às empresas a possibilidade de provar que bens ou serviços foram prestados. Mas, como fazer um recibo?
Como empresário você sabe que é fundamental estabelecer um processo ágil de recebimentos e ter um melhor controle sobre o que está entrando e saindo de sua empresa. Sem dúvida, a boa gestão financeira do negócio é muito importante para o crescimento da sua empresa em seu setor de mercado.
No entanto, é comum ter algumas dúvidas em relação aos Dados que deve-se inserir no recibo para que seja válido. Neste artigo vamos mostrar como fazer um recibo e o que não pode faltar nesse documento.
O que é um recibo?
Um recibo é um documento que reconhece um pagamento que foi feito. Geralmente ele inclui detalhes da transação. Por exemplo: um recibo entregue ao cliente pela empresa depois de uma venda serve como prova de pagamento. Para o comerciante, o recibo ajuda a manter os recebimentos organizados no fluxo de caixa.
De acordo com a lei que rege a emissão de recibos para prestação de serviço ou venda de produtos, é obrigatório emitir esse documento sempre que se realiza um pagamento. Sendo assim, o prestador de serviço não deve se eximir desse compromisso, mesmo que seja um valor baixo. Afinal, é um direito do consumidor.
No recibo deve se adicionar as informações de que comprou, bem como daquele que vendeu. Além disso, detalhes sobre o produto ou serviço prestado, assim como o valor pago. Para ter validade, o recibo deve ser datado e assinado pela pessoa recebedora.
É preciso também realizar a emissão em duas vias. Assim ambas as partes podem guardar o recibo caso seja necessário comprovar o pagamento posteriormente. Isso pode acontecer quando for necessário fazer a troca por outro ou devolver um produto e solicitar reembolso.
Nesse sentido, o recibo serve como comprovante de pagamento, mesmo que não tenha valor jurídico suficiente como uma nota fiscal, por exemplo. Lembrando que ambos os documentos tem características diferentes, embora muitas pessoas confundam a finalidade de cada um.
Diferente do recibo, a nota fiscal é composta de informações relacionadas a uma transação financeira para recolher os impostos. Ela serve como um prestação de contas ao fisco, sendo assim ajuda a evitar a sonegação de impostos. Sua emissão é obrigatória a cada venda de um produto ou prestação de serviço, caso contrário, pode levar a empresa a ter problemas com a Receita Federal.
Como fazer um recibo: o que não pode ficar de fora
Se você quer aprender como fazer um recibo, saiba que essa tarefa é relativamente simples. A melhor opção é usar um modelo pronto ou acessar sistemas geradores de recibos pela internet.
Os recibos podem ser personalizados para atender a diversos tipos de transações. Afinal, eles podem ter várias formas, além de serem impressos, pode-se enviar o mesmo online em forma de PDF ou por meio de um documento de Microsoft Word.
Um recibo normalmente inclui campos destinados a coleta de informações básicas sobre determinada transação. Por exemplo: dados da empresa como o número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), endereço, telefone, data, hora, preço unitário, valor total, descrição do produto ou serviço, forma de pagamento e muito mais.
O recibo de caixa é um dos tipos de recebimento mais comuns. É apenas uma confirmação impressa que mostra o montante que foi recebido durante a transação. De um modo geral, serão emitidas duas cópias no ponto de venda, sendo que uma fica com o vendedor e a outra é entregue ao cliente.
Esse tipo apresenta campos em branco para serem preenchidos com os dados relacionados à transação de venda. Normalmente, você também encontrará espaços para incluir informações sobre sua empresa.
A seguir, confira o que não pode ficar de fora de um recibo.
Intitule o documento
Não importa como você está fazendo seu recibo, cada um que for emitido deve incluir um título, ou seja, um cabeçalho que conste do que se trata o documento. Por exemplo: recibo de pagamento ou até mesmo declaração de pagamento.
Deixe espaços em aberto para preencher
Ao fazer um recibo, lembre-se de que você ainda não terá os dados sobre a venda realizada para inserir no documento. Portanto, deixe espaços em aberto ao lado da data, hora, produto, valor, etc… para que sejam preenchidos quando o recibo estiver em uso.
Atenção aos valores
É importante ter atenção aos valores declarados no recibo, em caso de erros ou rasuras, faça outro que demonstre de maneira clara todas as informações referentes à transação. Caso sejam produtos diferentes com preços variados, coloque cada unidade com sua quantidade e preço respectivo, faça a soma e informe o valor total.
Lembre-se de que é indicado escrever o valor por extenso para evitar confusões. Saiba que conforme a legislação brasileira, quando houver divergência entre o valor por escrito e o valor numérico, o que vale é o que foi descrito por extenso.
Data, local e assinatura
Ao final do recibo é preciso deixar espaço para inserir a data, local e a assinatura, tanto do pagador quanto do recebedor. Esses dados são importantes e não podem faltar no recibo. A assinatura é essencial para garantir que realmente houve uma transação envolvendo duas pessoas.
Já a data é um fator importante para o arquivamento, já que eventualmente pode ser necessário fazer uma busca por determinado recibo, e se estiver datado poderá ser mais fácil de localizá-lo.
Quais modelos de recibo eu posso usar?
Existem vários tipos de recibos, os que mais as empresas usam são os seguintes: recibo de pagamento em parcelas; recibo de pagamento de mão de obra; recibo de pagamento de dívidas; recibo de pagamento por serviços autônomos (RPA); recibo de pagamento a transportador autônomo e recibo de salário. Os modelos que você pode usar são:
Recibos digitais
Você pode fazer um recibo digital em sites que oferecem esse serviço e depois compartilhá-lo online ou fazer a impressão. Ao armazenar os recibos digitais, faça isso de maneira organizada e lógica.
Ao contar com um sistema automatizado, você pode controlar todos os recibos de entrada e saída armazenados no sistema. Isso oferece uma visão em tempo real de suas receitas e despesas.
Esse tipo de sistema ajuda a empresa a economizar tempo, simplificar a contabilidade e assim se preparar para o crescimento. Além disso, você pode reduzir drasticamente o tempo gasto no preenchimento dos recibos.
Recibos impressos
Recibos prontos e impressos podem ser encontrados facilmente em papelarias, então escolha aquele que se adéque melhor ao seu negócio. Por outro lado, você pode fazer um recibo manualmente no Word e imprimir posteriormente. No Microsoft Excel você encontra diversos modelos de recibos, mas podem ser mais complicados para preencher.
O recibo é um documento que oferece segurança a ambas as partes. Mas, de acordo com a legislação, no caso de prestação de serviço autônomo, o recibo que deve ser emitido é o RPA – Recibo de Pagamento Autônomo. Dessa forma é possível evitar estabelecer um vínculo trabalhista com o profissional que prestará algum tipo de serviço para sua empresa.
Como emitir um recibo de venda? Conheça a Automação
Para um melhor gerenciamento de finanças e emissão de cobranças e recibos, muitas empresas estão buscando softwares que permitem a integração dos processos comerciais e financeiro. Assim a rotina financeiro e o controle de recibos é feito de forma mais fácil e rápida.
Além disso, a automazação dos processos por meio de sistemas de gestão diminui a ocorrência de erros e ainda permite uma grande economia do tempo. Por isso, a utilização deste tipo de ferramenta se tornou essencial para o crescimento de empresas e para a maior agilidade na rotina comercial.
Recibo RPA: entenda
Quando sua empresa precisa contratar um trabalhador autônomo para prestar um serviço esporádico e ele não tem CNPJ, portanto, não pode emitir nota fiscal, o que você deve fazer? Simples, dar um recibo! Por esse e outro motivos é importante saber como fazer um recibo, já que é preciso manter seus registros contábeis organizados para não ter problema mais tarde.
O RPA deve ser emitido pelo contratante para a comprovação do pagamento ao profissional autônomo (pessoa física) sem que seja caracterizado o vínculo CLT (Consolidação de Leis Trabalhistas). Isso evita o envolvimento da empresa com questões burocráticas da CLT.
Um grande benefício do RPA é o fato de ser um documento legal que comprova o pagamento do serviço prestado pelo profissional autônomo, sendo que o trabalho pode ser interrompido a qualquer momento. Também é importante saber quais impostos incidem sobre o Recibo de Pagamento Autônomo:
– INSS, Instituto Nacional de Seguridade Social;
– IRRF, Imposto de Renda Retido na Fonte;
– ISS, Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza.
Não se tem um valor estipulado ou porcentagem para calcular os impostos do RPA, pois é preciso levar em consideração o salário base da área de atuação do profissional autônomo. Portanto, o valor de tributação pode variar.
Conclusão
Por fim, como empresário, agora que você já sabe como fazer um recibo, deve considerar todos seus benefícios como a possibilidade de contestar os valores devidos pelos clientes e fornecedores. Além disso, evitar erros, por exemplo: pagamentos duplicados. Com tudo organizado é possível estabelecer uma boa gestão financeira na sua empresa.
Na Soften, temos as melhores soluções de software para gerar recibos e outros tipos de documentos. Sem dúvida, automatizar seus processos aumenta a produtividade e reduz custos. Além disso, ajuda na gestão financeira da sua empresa.
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