Sua empresa já está familiarizada com o conceito de relatório de vendas? Nele são compiladas informações de todo o processo de vendas para revelar dados estratégicos que podem impulsionar ainda mais o processo de conversão. Um relatório de vendas pode ajudá-lo a avaliar o progresso da equipe, bem como tomar decisões de negócios mais acertadas.
No entanto, preparar esse tipo de documento é um desafio para muitos gestores. A boa notícia é que criar um relatório de vendas eficaz não precisa ser estressante. Com as ferramentas certas e um bom planejamento, você pode realizar essa tarefa em alguns minutos.
Graças ao surgimento de softwares modernos para a geração de relatórios de vendas, nunca foi tão fácil obter uma visão detalhada de todos os processos de vendas para otimizar o desempenho e garantir um crescimento saudável dos negócios. Modernos relatórios fornecem apresentações fáceis de criar e entender, sema a necessidade de habilidades técnicas.
A seguir, confira algumas dicas sobre como fazer relatórios completos, precisos e decisivos que realmente irão ajudá-lo a maximizar seus resultados de negócios.
O que é um relatório de vendas?
Para entender esse conceito, considere as seguintes questões como exemplo: “Sua equipe de vendas está no caminho certo para atingir as metas definidas?” “O que levou a empresa a ter um trimestre ruim e como corrigi-lo?”
Não é impossível responder essas perguntas sem dados precisos, certo? É aí que entram os relatórios de vendas. Esse documento descreve sua atividade de vendas em um período específico de tempo. Ele reúne dados coletados na área comercial e serve para mostrar o desempenho das estratégias adotadas. Um relatório de vendas é uma ferramenta de gerenciamento essencial que ajuda você a responder a muitas perguntas sobre a saúde do seu negócio.
Ao contrário do que muitos pensam, a ideia não é apenas usar esses dados para vender mais. Na realidade, a utilidade desse tipo de relatório é mais profunda, principalmente para empresas que desejam conquistar mais espaço no setor de mercado em que atuam, obtendo uma receita crescente, saudável e recorrente.
Além disso, é por meio do relatório de vendas que é possível saber se as ações de marketing e fidelização funcionaram ou não, seja no planejamento específico ou geral. Os detalhes podem variar, mas normalmente incluem métricas sobre leads, novas contas conquistadas, receita gerada e desempenho geral de vendas.
O relatório de vendas também pode ajudar a identificar os clientes ideais, bem como traçar estratégias para otimizar o processo de vendas. Esse documento é formatado para comunicar dados importantes a equipes de trabalho ou líderes específicos.
Para que serve um relatório de vendas e sua importância
A estrutura do relatório de vendas pode ser utilizada para as mais diversas frentes de trabalho, desde que tenham um objetivo comum ao utilizá-lo. O foco das informações coletadas é a identificação de falhas e oportunidades para otimizar os processos da empresa.
Algumas informações importantes se referem ao andamento das vendas em geral, detalhando a receita gerada, a evolução do volume de vendas, medindo-o em relação à meta de vendas pré-estabelecida, o CLV (valor da vida útil do cliente), etc.
Em relatórios que focam no desempenho dos vendedores, por exemplo, podemos observar pontos como:
- Número de vendas o vendedor fez
- Quais foram as despesas com o transporte do vendedor
- Vendas feitas em cada região
- Quantas vendas foram feitas por meio de cada canal digital
- Qual é o valor total de vendas do vendedor
- E cumprimento de metas e comissões
Em relatórios coletivos, os temas comuns são:
- Taxa de crescimento de vendas
- Aumento do ticket médio
- Custo de Aquisição do Cliente (CAC)
- Valor vitalício (LTV)
- A taxa de abandono do carrinho de compras para e-commerces
- Ciclo de vendas
- Retorno sobre o investimento (ROI)
- E cumprimento de metas coletivas
Vale lembrar que por meio de relatórios de vendas coletivos e individuais, ajustes pontuais ou sistêmicos podem ser feitos. Além disso, estimulam o aprendizado na empresa, pois quando um vendedor que obteve um bom desempenho compartilha suas técnicas de vendas, todos saem ganhando.
Também é possível criar estratégias de gamificação e recompensas para estimular sua equipe de vendas, aumentando a produtividade dos colaboradores. Dessa forma, pode-se dizer que o principal objetivo de um relatório de vendas é revelar problemas e encontrar lacunas para soluções.
Qual é o objetivo dos relatórios de vendas?
O objetivo do relatório de vendas é ajudar você a reunir e analisar os dados que mais interessam ao seu negócio. Isso também deve ajudar a determinar o escopo do seu relatório, como o período de tempo a ser analisado. Os objetivos podem girar em torno de diferentes aspectos do negócio.
Como criar um relatório de vendas: passo a passo
Quando a empresa conta com um sistema de gestão automatizado que integra informação de vários setores do negócio como finanças, sistema de faturamento ou sistema de gerenciamento de estoque, a criação de um relatório de vendas se torna mais fácil.
Trace um objetivo
O ideal é concentrar-se em dados que contribuam para a conquista de metas específicas. Alguns objetivos comuns são os seguintes:
– Medir a eficácia de suas campanhas publicitárias.
– Identificar tendências para uma previsão de vendas.
– Motivar sua equipe a ter um melhor desempenho.
– Coletar dados úteis para orientar sua equipe de vendas a trabalhar melhor.
Defina o formato ideal
Existem vários tipos diferentes de relatórios de vendas e não há um documento certo para cada organização. Na verdade, equipes diferentes na mesma organização podem usar relatórios de vendas diferentes para mostrar uma variedade de dados.
No entanto, centralizar as informações em um mesmo sistema para uma apresentação em formato único é a melhor opção para que os departamentos interessados possam acessar os dados de forma mais precisa. Nesse aspecto, um software pode ajudar a tornar esse processo mais eficiente.
Eles podem ser de várias formas: um formato de relatório de vendas diário rastreará os indicadores-chave de desempenho de vendas relevantes no dia a dia como o número de telefonemas ou reuniões realizadas por um representante comercial, ou os leads coletados. Normalmente, os modelos de relatórios semanais podem monitorar a quantidade de negócios fechados pela equipe ou a receita gerada.
A maioria dos relatórios pode abranger diferentes etapas do processo de vendas e cobrir um período de tempo específico, por exemplo: diários, semanais, mensais, trimestrais, etc. Um formato de relatório de vendas mensal, por exemplo, fornecerá uma visão mais ampla da atividade da equipe como um todo ou de cada colaborador.
Juntar tudo isso em painéis de vendas permitirá que você automatize seus dados, sem a necessidade de cálculos manuais demorados e exportações repetitivas.
Defina as informações e métricas necessárias
Agora que você delineou o objetivo do seu relatório é hora de coletar dados de vendas, filtrar as informações e analisá-las. Certifique-se de que seu processo de coleta de dados seja voltado para os seus objetivos. Se possível, use ferramentas que se integrem ao seu sistema de CRM e loja virtual, isso facilitará muito a extração de dados.
Relatório de vendas: quais métricas utilizar?
Comece descrevendo as métricas que deseja incluir em seu relatório e as tendências gerais que você considera importantes. Por exemplo: número de mercadorias vendidas, vendas líquidas, lucros e custos de aquisição de clientes.
Taxas de conversão
Esta é uma das métricas mais importantes. A taxa de conversão é a capacidade da equipe de vendas de converter leads em prospects e clientes. Uma alta taxa de conversão em seu relatório diário informará que as estratégias que você está usando atualmente estão gerando resultados.
Da mesma forma, uma taxa de conversão mais baixa significaria que suas estratégias de vendas precisam ser aprimoradas. A criação de um relatório de vendas diário sobre sua taxa de conversão permitirá que você resolva os problemas a tempo para que eles não passem para o próximo mês ou trimestre.
Ticket médio
Essa métrica define inicialmente o ticket médio para as vendas totais, depois o ticket médio para cada tipo de produto ou serviço (já que, muitas vezes, há descontos por quantidade e outros fatores).
Ciclo de vendas
Este exemplo de relatório de vendas abrange a totalidade do funil de vendas, desde a oportunidade até um negócio fechado. Ele descreverá o desenvolvimento da equipe de vendas ou de cada vendedor e apontará o desempenho deles no fechamento dos negócios e quanto tempo levaram para chegar lá.
Essa métrica existe para medir o tempo gasto com cada cliente. O ideal é que o ciclo de vendas seja o mais curto possível e, a partir do cálculo desse indicador-chave de desempenho, é possível pensar em estratégias para aumentar a velocidade de fechamento do negócio.
Negócios ganhos e negócios perdidos
Acompanhar os negócios que você ganha e perde ajuda a ver como a empresa está indo. Essa métrica também fornecerá informações sobre quais de seus produtos são mais populares do que outros.
Ao usar os dados corretos, você pode identificar as tendências relacionadas às ofertas de produtos de alto desempenho para maximizar as oportunidades de conquistar mais negócios.
Os relatórios de ganhos e perdas também ajudarão os gerentes de vendas a entender como suas equipes e representantes estão se saindo individualmente.
Conclusão
Seja uma pequena ou grande empresa, as etapas acima ajudarão você a elaborar um relatório de vendas eficaz. Os relatórios de vendas mostram quais estratégias estão funcionando, quais não estão e destacam as oportunidades de crescimento.
A Soften oferece um sistema completo para gerenciar os principais processos da sua empresa de forma automatizada. Oferecemos uma plataforma para a criação de relatórios de vendas em um sistema de gestão empresarial integrado para atender as necessidades do seu negócio.
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