O relatório de custo é fundamental na administração de um negócio porque permite identificar de forma clara e precisa as receitas e despesas de cada setor. Isso facilita o planejamento de melhores estratégias para o futuro. Na gestão financeira de uma empresa podem ocorrer alguns erros, por isso que emitir relatórios regularmente ajuda a diminuir os riscos e ainda corrigir os erros.
Todos os departamentos de uma empresa devem fornecer dados para que se tenha um conhecimento profundo das operações do negócio. Conhecer os custos permite determinar o resultado (lucro ou prejuízo) das operações. Além disso, o relatório de custos é uma ferramenta importante para a tomada de decisões dos gestores.
Portanto, fazer uso de um software com módulos para a emissão de relatório de custos é essencial para as empresas manterem-se competitivas em seu setor de mercado.

O que é um relatório de custos?

O relatório de custos é um documento que  detalha todos os custos diretos e indiretos de uma empresa. É um conjunto de informações de forma organizada que serve de ferramenta para análise e controle dos investimentos e orçamentos de um negócio.
Os relatórios são a chave para a comunicação em qualquer empresa, já que eles oferecem dados financeiros relevantes que permitem elaborar e aplicar a técnicas de controle de custos. Eles podem conter dados sobre equipamentos, materiais, serviços, mão-de-obra, salários e outros.
O custo é o valor dos recursos entregues (ou que devem ser entregues) a terceiros em contrapartida pela aquisição de um produto ou recebimento de um serviço. Em outras palavras, os custos representam os gastos que uma empresa incorre para colocar no mercado, à disposição dos clientes, o bem ou serviço que produz ou vende.
Os custos permitem estimar o valor dos recursos econômicos que a empresa alocou para o processo produtivo, que permite a elaboração do bem ou serviço que será comercializado. Os relatórios de custos não apenas fornecem informações, mas também são uma fonte para fornecer soluções para problemas.

Entenda a importância de um relatório de custos

O conhecimento dos custos de uma empresa é essencial na medida em que permite a implementação de práticas eficientes de gestão, que contribuam para a otimização dos resultados obtidos com a operação da empresa.
Através do relatório de custos é possível determinar a margem de lucro do negócio e, assim, conhecer os resultados reais das operações. Nesse sentido, os custos tornam-se uma ferramenta indispensável para avaliar uma empresa como um todo.
Por exemplo, para elaborar um  orçamento de consumo de materiais, a empresa deve se basear na análise dos custos variáveis ​​exigidos na produção. Na estimativa de custos estão envolvidas todas as áreas necessárias ao funcionamento da empresa, tanto administrativas ou de suporte, quanto operacionais e de marketing. 

Custos e despesas: entenda as diferenças

Custos e despesas são conceitos semelhantes e, às vezes, são usados ​​de forma intercambiável, mas existe algumas diferenças que é preciso considerar. Um custo geralmente se refere ao preço pago para adquirir um ativo, enquanto uma despesa é contínua, como o salário de um funcionário ou o aluguel de um depósito, por exemplo. A seguir, entenda melhor o significado de ambos os termos.

Custos

Custo é a quantia que se paga para obter algo. Esse termo é frequentemente usado nos negócios no contexto de estratégias de marketing e preços. Esses custos podem ser fixos (consistentes) ou variáveis ​​(flutuando com base no volume de vendas, condições de mercado ou qualquer outra coisa).
Os custos podem ser diretos ou indiretos. Aqueles que são indiretos incluem mão de obra e custos de armazenamento, por exemplo. Já os custos diretos incluem:

• Produtos comprados para revenda.
• Matérias-primas para a produção de produtos.
• Embalagens e remessa de produtos para os clientes.
• Estoque de produtos acabados.
• Custos indiretos/diretos de serviços públicos e aluguel de um armazém ou fábrica.
  Por exemplo, se uma empresa compra uma máquina, o custo inclui o envio da máquina, sua configuração e o treinamento dos funcionários para usá-la. A base de custo é usada para estabelecer a base para depreciação e outros fatores.

Despesas

O termo “despesa” implica algo mais formal, relacionado ao balanço do negócio e aos impostos. Uma despesa é um pagamento contínuo, como serviços públicos, aluguel, folha de pagamento e marketing. Por exemplo, a despesa de aluguel de uma loja é necessária para ter um ambiente adequado para vender produtos de varejo.
Acompanhar as despesas fixas e variáveis ​​pode ser útil para determinar um ponto de equilíbrio ao estabelecer o preço do produto. Também ajuda a minimizar os custos fixos quando os tempos ficam difíceis.
Você também pode considerar uma despesa como dinheiro que gasta para gerar receita. Por exemplo, você precisa investir em publicidade e na manutenção de um site na Internet para conseguir clientes.

Como fazer relatório de custos?

Para fazer um relatório de custos da forma certa é importante usar um sistema de gestão financeira para sua emissão. A partir dos dados colhidos e devidamente analisados é possível estabelecer prioridades, metas, orçamentos e outras questões essenciais para o bom funcionamento do negócio. A seguir, confira alguns elementos que devem conter em seu relatório de custos.

Estabeleça prioridades

Definir prioridades é muito importante para a produção de relatórios de custos eficazes. Para isso, é preciso manter todos os setores da empresa conectados para a definição dos custos. Por exemplo, caso seja necessário substituir o mobiliário de um setor ou comprar novos computadores, o ideal é fazer isso no momento certo para não prejudicar as operações da empresa. É fundamental saber priorizar as demandas mais importantes a fim de não comprometer a receita do negócio com ações que poderiam esperar mais um tempo.

Evidencie as metas

Ter metas claras ajuda a motivar a sua equipe de trabalho, o que reflete na eficiência produtiva. Ao conhecer as finanças da sua empresa, o que inclui seus custos principais, é possível analisar o que pode ser melhorado. Economizar pode ser uma de suas metas, então determine a porcentagem ideal de economia que você pretende alcançar e trace estratégias para atingi-la com base em seu relatório de custos.

Detalhamento de gastos

Todos os gastos devem ser claramente descritos para permitir que os gestores da empresa tenham uma visão de como o dinheiro está sendo distribuído. Isso ajuda a definir eventuais cortes e investimentos e ainda garantir uma reserva de dinheiro para lidar com possíveis imprevistos.

Orçamento

Ao definir um orçamento para determinado setor é preciso saber todos os custos envolvidos no negócio. O relatório de custos fornece esses dados e também é útil para organizar o orçamento e mostrar os períodos no quais as contas fecham no positivo ou no negativo. Ele pode fornecer aos gestores uma melhor visão sobre os gastos por período, o que permite identificar tendências nos custos e realizar ajustes em seus orçamentos.

Utilize a tecnologia

O uso da tecnologia é cada vez mais uma necessidade para o crescimento dos negócios. Hoje é fundamental implementar soluções inovadoras para otimizar processos e gerar vantagem competitiva. Nesse sentido, softwares de controle de custos e rentabilidade são essenciais.
Essa ferramenta pode auxiliar na gestão dos custos da empresa, além de melhorar o processo decisório e permitir um planejamento mais seguro. A má gestão financeira pode resultar no fracasso do negócio e trazer muitos prejuízos.
Sistemas de gestão podem trazer muitas vantagens para o empreendedor no mercado atual, no qual as empresas precisam encontrar maneiras de se destacar e permanecer competitivas. Trabalhar com números é complicado, mesmo que você tenha uma equipe bem preparada. 
Qualquer cálculo incorreto pode trazer consequências que podem desestabilizar a empresa e comprometer suas operações. Portanto, se a empresa se depara com um grande número de entradas e saídas de recursos, é fundamental ter um bom controle de estoque para evitar falhas e problemas financeiros futuros.
Um sistema que emita relatórios de custos ajuda a prevenir falhas humanas nos processos. Além disso, pode alertá-lo sobre possíveis erros para que o gerente possa corrigi-los antes que causem problemas, ajudando a reduzir custos.
O uso de um software de controle de custos pode melhorar a maneira como os gerentes monitoram o desempenho diário de um departamento. Essa ferramenta permite acompanhar os relatórios que contêm informações relevantes para o andamento dos processos da empresa.

Conclusão

Por fim, é importante reconhecer a relevância dos custos nas atividades de gestão. Esse conhecimento torna-se uma ferramenta fundamental para a tomada de decisões, dentre as quais podemos destacar: a otimização dos processos produtivos; a mudança de matéria-prima; a implementação de estratégias de mercado; o lançamento de um novo produto etc.
As tecnologias vieram para facilitar a administração financeira das empresas, garantindo uma melhor gestão. Portanto, para gerar relatórios de custos precisos, conte com um software eficiente que reúna todas as informações em um mesmo sistema.
Nesse ponto, é fundamental que o gestor opte por uma solução de qualidade. A Soften oferece uma ferramenta sofisticada que traz dinamismo e versatilidade para a análise financeira de sua empresa. Ao escolher as soluções de software da Soften você pode ficar tranquilo sabendo que está gerando relatórios de custos precisos.

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