Quando o assunto é NF-e surgem diversas dúvidas, sendo que uma delas é sobre o cancelamento de NF-e fora do prazo. Muitas empresas tendem a negligenciar alguns requisitos na hora de gerar esse documento.
Às vezes, uma nota fiscal incorreta ou incompleta corrige-se à mão (escreve-se com caneta por cima). Isso não deve-se fazer. Essa é uma questão muito importante, pois erros podem causar prejuízos de natureza fiscal, tanto para o emissor quanto para o destinatário.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) facilita a gestão, reduz custos e as burocracias dos processos. Além disso, é um documento importante para o registro de transações de compra e venda. As empresas com cadastro nacional de pessoa jurídica devem prestar contas ao Fisco. Isso significa pagar seus impostos em dia para não sofrer penalidades como multas.
Portanto, é fundamental saber emitir a nota fiscal eletrônica e, se necessário, fazer o seu cancelamento, mesmo que seja fora do prazo. Mas será que isso é possível? Sim, porém o processo é mais complexo do que se fosse feito dentro do prazo.
Embora as regras variem de estado para estado, cancelar NF-e pode se fazer de forma simples e fácil. Mas após 24 horas isso se torna mais complicado. De fato, muitos empreendedores cometem alguns erros ao realizarem esse procedimento, por exemplo: cálculo incorreto dos tributos ou data de emissão errada, entre outros.
Para ajudar você a cumprir essa tarefa de maneira eficiente, neste artigo vamos mostrar como fazer o cancelamento da NF-e da forma certa.

Passou o prazo de cancelamento da NF-e: o que fazer?

Vale lembrar que permiti-se o cancelamento de NF-e fora do prazo na maioria dos estados brasileiros, porém, alguns podem exigir que você faça a anulação da nota fiscal.
Para saber quais são as regras para a sua região, acesse o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. Nele você encontrará todas as informações necessárias sobre as normas que você precisa cumprir para fazer o cancelamento de uma nota fiscal já emitida.

Multa para cancelamento de NF-e fora do prazo

O cancelamento de NF-e deve-se fazer dentro do prazo de 24 horas, do contrário sua empresa estará sujeita a multas. A Receita Federal poderá aplicar multas que podem chegar a 1,5% do valor total da nota cancelada, de acordo com o estado de origem.
Sem dúvida, isso pode gerar um grande prejuízo financeiro para o seu negócio, ainda mais se você comercializa produtos de alto valor e se os erros forem identificados em dezenas de notas. Portanto, é importante estar atento ao preenchimento da NF-e.

Quando preciso cancelar uma NF-e?

Diversos erros podem ocorrer durante o preenchimento de uma NF-e, por isso foram criadas formas de resolver determinados problemas que possam ser identificados depois da sua emissão. Em alguns casos há necessidade da nota ser cancelada, por exemplo:

Preenchimento incorreto

As informações contidas na nota fiscal devem responder ao quê, quem, como, quando, onde e porquê de uma atividade comercial entre o cliente e a empresa. Tem validade fiscal e jurídica, por isso é considerada prova física de que uma operação foi realizada entre duas partes, de forma correta e satisfatória. Portanto, todos os dados adicionados nela devem estar corretos.
No entanto, erros acontecem, sendo que o preenchimento incorreto é a principal justificativa das empresas para solicitar o cancelamento da NF-e. Geralmente isso ocorre com os dados cadastrais do cliente, valores e quantidades dos produtos, entre outros.
Erro de código também pode ocorrer, por exemplo: CFOP, CST, NCM, CEST, são siglas que podem ser facilmente confundidas na hora do preenchimento.

Erro no cálculo dos tributos

A nota fiscal também serve para demonstrar que a operação foi válida e que os impostos correspondentes foram pagos. Portanto, não podem ocorrer cálculos incorretos dos tributos, porém esse é um dos erros que as empresas cometem. Isso exige o cancelamento do documento fiscal para que não seja cobrado um valor indevido de tributo.

Data de Emissão incorreta

Toda empresa com CNPJ é obrigada a emitir notas fiscais. Esse documento é essencial em qualquer prestação de serviço ou venda de produtos. Com ele é possível efetuar uma devolução ou fazer uma reclamação (tanto por parte do vendedor como do comprador).
É um documento comprovativo e uma garantia para qualquer problema que possa surgir entre ambas às partes. Assim sendo, registrar a data incorreta pode causar transtornos para a empresa. Para que uma nota fiscal seja válida, deve incluir uma série de dados. A omissão ou erro de qualquer um deles pode anular a validade da nota perante o Fisco.
Emitir a NF-e com a data errada é uma falha comum, seja por esquecimento ou distração, a nota fiscal pode conter o dia, o mês ou o ano errado. Na virada do ano, essa confusão pode ocorrer, e assim a nota gera-se com o ano anterior. Quando isso acontece, o cancelamento pode ser feito, mesmo que tenha ultrapassado às 24 horas.

Desistência de compra ou venda

Uma nota fiscal é um documento que registra informações relacionadas à compra ou venda de um bem ou serviço. Todas elas deve-se numerar e seguir uma ordem correlativa. Além disso, deve listar os bens adquiridos ou serviços prestados com a descrição detalhada, contendo a quantidade, o custo por unidade e o total. 
Nas relações comerciais podem ocorrer desistências durante as transações, seja pelo emissor da nota fiscal ou pelo destinatário. Esse é mais um caso que exige o cancelamento da NF-e para que não haja a cobrança do valor acertado.

Passo a passo para cancelamento de NF-e

Antes de mais nada, é importante destacar como funciona os procedimentos normais de cancelamento de uma NF-e dentro do prazo:

• Localize em seu sistema emissor de NF-e, qual é a nota que você pretende cancelar;
• Abra a nota fiscal e clique na opção “cancelar”;
• Descreva a razão do cancelamento e finalize a solicitação.
  Da mesma forma que ocorre na emissão, é preciso enviar informações a SEFAZ para cancelar a nota fiscal. Feito o pedido, você receberá os dados referentes ao cancelamento da NF-e. Dessa forma, os efeitos fiscais e financeiros não aplicaram sobre a sua empresa pelo órgão responsável.
  Por outro lado, se você emitiu uma nota fiscal eletrônica e depois de 24 horas percebeu que houve alguns erros no preenchimento e por isso deseja fazer o seu cancelamento, saiba que isso não poderá ser feito através do seu sistema gerador de nota fiscal.
  Nesse caso, é preciso recorrer à SEFAZ de forma obrigatória, pois não haverá outra opção. Ainda assim, sua empresa estará sujeita a penalidades previstas nas regras do seu estado. Entretanto, geralmente ocorre o seguinte:
• Em São Paulo, por exemplo, permite-se cancelar uma NF-e após 24h, mediante o pagamento de uma multa equivalente a 1,5% do valor da nota cancelada, como já mencionamos.
• O Distrito Federal e outros estados não permitem o cancelamento de NF-e depois do prazo de 24h, mesmo que a empresa tenha cometido erros no preenchimento.
  Então, no caso de você não conseguir realizar o cancelamento, há dois caminhos a seguir: fazer uma carta de correção eletrônica ou um pedido de anulação da NF-e.

Evite erros nas suas emissões de NF-e

Seguindo os passos indicados acima você poderá cancelar facilmente uma nota que contenha erros. Mas se passar de 24 horas, é provável que você tenha que pagar multa. No entanto, ainda tem a possibilidade de enviar uma carta de correção eletrônica ou um pedido de anulação da NF-e. Isso é feito de forma automática, porém, se os requisitos para cancelar não atender, vão te avisar.
Mas o procedimento ainda não acabou, já que a nota fiscal cancelada deverá registrar-se no sistema fiscal da empresa. Saiba que a falta de dados sobre uma única NF-e, mesmo que tenha sido cancelada, pode levar a multas. 
Portanto, é fundamental enviar todos os meses as informações sobre notas emitidas e as que foram canceladas para o setor contábil da sua empresa. Essa é uma maneira de cumprir com suas obrigações fiscais. Afinal, gerenciar as notas é importante para o controle de impostos, recebimentos e pagamentos, além de compras e vendas.

Conclusão

Emitir NF-e não se trata apenas de uma obrigação fiscal. A nota também cumpre uma função de controle dentro da empresa. Além disso, cumpre a responsabilidade fiscal e tributária do negócio.
Para realizar o cancelamento de NF-e de maneira mais prática e rápida, a dica é usar um software emissor de NF-e. Esse tipo de sistema oferece a opção de cancelamento de NF-e. Assim, com alguns cliques, em poucos minutos, o cancelamento efetiva-se.
Outro aspecto do uso de notas fiscais para gestão empresarial refere-se ao controle financeiro da empresa. Por isso, é importante que um sistema ofereça uma visão ampla de todas as notas que emitiram-se em um período de tempo.
Usando os sistemas da Soften, a sua empresa consegue melhorar a gestão fiscal ao automatizar todo o processo que envolve a emissão e cancelamento de NF-e.

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