Gerenciar dinheiro está na raiz de todas as decisões importantes nos negócios. Como tal, uma boa organização financeira transcende o setor, a indústria e o tipo de negócio, tornando-se uma das responsabilidades mais importantes dos líderes e diretores empresariais.
As atividades em todas as áreas de uma empresa, de PMEs a grandes corporações, têm impacto no desempenho financeiro, o que, por sua vez, tem impacto no sucesso atual e futuro de um negócio. Para que uma empresa prospere, suas finanças devem ser controladas e avaliadas com frequência.
Manter o setor financeiro em ordem também desempenha um papel importante na gestão fiscal e no processo de administrar o dinheiro do negócio para atingir os resultados esperados. Esse trabalho envolve planejamento, direção, monitoramento e controle de fundos organizacionais para tomar decisões financeiras eficazes.
Em geral, busca aplicar princípios de gestão à estrutura financeira de uma empresa. Embora garantir que um negócio seja bem-sucedido e lucrativo sejam os principais objetivos de qualquer empresa, ela também deve manter a liquidez e o fluxo de caixa, bem como a estabilidade econômica.
Neste artigo vamos explicar porque a organização financeira é tão importante para os negócios e como manter seu controle.
Qual a importância da organização financeira para uma empresa?
Em muitas ocasiões ouvimos a frase: “para manter uma empresa viva devemos mantê-la organizada financeiramente.” De fato, a organização financeira permite aumentar os lucros gerados, sendo um elemento chave para os negócios.
O seu desempenho financeiro em geral é diretamente influenciado pelo desempenho de cada uma das várias decisões financeiras tomadas pelos seus gestores. As informações que eles recebem ajudam a realizar as ações certas, projetar estratégias e tomar as melhores decisões de negócios, de modo a otimizar os lucros e assim projetar o sucesso futuro.
Uma boa organização financeira mantém todos focados e no caminho certo, até mesmo quando surgem novos desafios ou crises inesperadas. Para isso, é preciso estabelecer um planejamento financeiro que envolve a estimativa dos fundos necessários para a empresa, ao mesmo tempo em que determina sua melhor utilização.
O objetivo comercial de qualquer empresa só pode ser alcançado com a ajuda de uma gestão financeira eficaz. Assim sendo, os gestores não podem negligenciar a importância das finanças no controle da entrada e saída de recursos.
Uma das razões mais comuns para o fracasso das empresas é à indisponibilidade de um plano financeiro preciso e abrangente, o que as torna vítimas de vários erros, como superestimar a receita ou ficar com um fluxo de caixa negativo.
O processo de organização financeira também identifica oportunidades e riscos financeiros para ajudar os executivos a se manterem informados e tomarem melhores decisões com foco nos pontos fortes e fracos do negócio.
Os benefícios da organização financeira
Quando as finanças do negócio estão organizadas é possível tomar decisões mais inteligentes e bem informadas baseadas em relatórios atualizados para desenvolver cenários que apóiem a previsibilidade financeira para gerenciar os riscos e assegurar a sobrevivência no mercado. A seguir, mais alguns benefícios de manter a organização financeira da sua empresa.
Fluxo de caixa eficiente
A gestão do fluxo de caixa é um aspecto crucial do negócio, pois garante que haja dinheiro suficiente disponível para cumprir suas obrigações diárias como pagar funcionários, adquirir matérias-primas para a produção, etc.
É preciso controlar o fluxo de caixa de maneira eficiente, à medida que o dinheiro entra e sai da empresa. Acompanhando o fluxo de caixa atual torna-se mais fácil prever as necessidades futuras para liberar capital de giro conforme necessário.
Previsibilidade financeira
Com base nos resultados que a empresa obteve nos últimos meses, ou em comparação com o ano anterior, é feita uma estimativa dos lucros que podem ser gerados nos meses seguintes. Considere também os riscos potenciais de perdas e as medidas preventivas que podem ser executadas.
Redução de gastos
A principal tarefa dos responsáveis pela área financeira é otimizar recursos, portanto, é importante verificar se os limites estabelecidos para custos, despesas e investimentos são cumpridos. Da mesma forma, determinar prazos para realizá-los.
Melhor controle de estoque
O controle de estoque eficiente garante que você tenha a quantidade certa de produtos, no momento certo. Isso serve para que o capital não fique imobilizado desnecessariamente e evita ter mais mercadorias do que o necessário.
Menor risco de erros
A organização financeira também ajuda a proteger as empresas das ameaças ao seu faturamento. Para proteger as operações, é preciso atuar de forma preventiva para reduzir os riscos de erros que possam gerar prejuízos financeiros. O objetivo é que sua empresa obtenha o máximo de lucro e evite os riscos de perdas.
Como ter uma melhor organização financeira?
O gerenciamento adequado de suas finanças estabiliza sua empresa e diminui a probabilidade de seu negócio falir. Se você não tem muita experiência em administrar finanças empresariais, essa tarefa pode ser um desafio, mas é crucial para a sobrevivência da sua empresa.
Manter a organização financeira da sua empresa exige um planejamento, no qual estão refletidas as despesas e receitas que você estabeleceu para um determinado período. Toda a organização regesse de acordo com este plano orçamentário. Por isso que otimizar os recursos do negócio é fundamental.
Os responsáveis pela gestão financeira devem buscar maneiras de reduzir custos e aumentar e rentabilidade da empresa. Da mesma forma, cumprir com suas obrigações relacionadas às dívidas, folha de pagamento de funcionários, pagamento de fornecedores, entre outras.
Gerenciar as finanças também significa gerenciar o fluxo de caixa para garantir que sua empresa esteja operando em um nível saudável no dia a dia. Desse modo, medir as despesas e o retorno sobre o investimento (ROI) pode fornecer uma imagem clara de quais investimentos fazem sentido e quais podem não valer a pena continuar.
3 ferramentas que vão te ajudar a controlar seu financeiro
É importante que as empresas utilizem ferramentas para organizar e controlar seu financeiro. Essa é uma forma de regular os processos e manter tudo conforme o planejado. Algumas ferramentas tem a capacidade de ajudar a organizar as informações financeiras do negócio, otimizar o trabalho e fazer com que os profissionais responsáveis pela área atuem com mais eficiência. A seguir, algumas delas. Confira!
1 – Planilhas
As planilhas usadas para o controle financeiro do negócio ficaram no passado. Essa ferramenta pode ser útil para as empresas até certo ponto. O problema começa quando as planilhas não conseguem mais dar conta da quantidade de dados que a empresa está gerando em suas operações.
Uma planilha de Excel, por exemplo, pode parecer simples de usar, mas quando há muitos dados para atualizar diariamente ela pode ficar lenta, já que ocupa muito espaço na memória do computador.
2 – Controle de fluxo de caixa
As ferramentas de controle de fluxo de caixa ajudam as empresas a acompanhar todas as movimentações (vendas, pagamentos de fornecedores, recebimentos, impostos e salários). Ao planejar o fluxo de caixa, é possível realizar um prognóstico sobre eventuais excedentes ou escassez de caixa e assim definir medidas para resolver o problema. Ao dominar essa ferramenta, a empresa consegue aproveitar melhor seus recursos.
3 – Sistema para controle financeiro
Atualmente, existem ferramentas tecnológicas que complementam o trabalho de quem é responsável pela organização financeira da empresa. Esses recursos fornecem informações precisas e dados relevantes para o total controle do dinheiro que entra e sai da empresa.
Um sistema de controle financeiro é uma solução completa de gestão operacional ao alcance de micro, pequenas e médias empresas. Ele pode ajudar as equipes de finanças a atingir seus principais objetivos, já que essa ferramenta abrange diversas funções financeiras, como o gerenciamento de ativos fixos, a contabilidade, as vendas, o fluxo de caixa, as despesas, o processamento de pagamentos e a receita.
Quando o sistema reúne esses dados cruciais para o bom andamento do negócio, ele ajuda a garantir uma visão mais ampla da saúde financeira de uma empresa, ao mesmo tempo em que torna mais fácil as operações diárias.
Um sistema de gestão é capaz de acompanhar com precisão todas as movimentações financeiras da empresa e gerar demonstrativos financeiros que, por sua vez, permitem uma análise mais profunda para tomar decisões com base nos resultados obtidos. Cada decisão tomada em suas diversas áreas deve ser baseada em análise de dados.
Conclusão
Por fim, como você viu, a organização financeira deve ser considerada um aspecto essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, pois uma decisão incorreta pode colocar em risco a sua estabilidade econômica.
Ao implementar um sistema de gestão financeira é possível obter um maior grau de visibilidade e transparência dos processos. Isso garante um melhor acompanhamento e controle das finanças, o que não se consegue com a contabilidade em planilhas de Excel.
Por sua vez, a agilidade, comodidade e rapidez no acesso às informações e relatórios financeiros vão um passo além. Ao aderir a soluções de gestão, você e sua equipe de colaboradores podem acessar os dados com segurança de qualquer lugar através da internet.
A Soften oferece sistemas completos para que os gestores possam controlar com precisão todos os processos relacionados à empresa, além de obterem relatórios com informações precisas que proporcionam uma melhor visão do negócio em geral.
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