A resolução de problemas em uma organização pode ser simplificada com a aplicação da Matriz GUT.
Tal ferramenta é mais um dos aliados do processo de administração de empreendimentos de diferentes portes.
Por este motivo é de excelente auxílio para os empresários aprenderem o conceito e saber como aplicar em seus negócio.
Continue acompanhando então este artigo e saiba tudo sobre a técnica e a sua aplicação na prática.
Matriz GUT, conceituando
GUT é uma ferramenta que busca facilitar o processo administrativo e de solução de problemas.
Ou seja, serve para priorizar os problemas da organização e buscar formas de solucioná-los de acordo com a sua gravidade, urgência e tendência.
E são estes três fatores que formam a sigla da matriz G – Gravidade, U – Urgência e T – Tendência.
Muito semelhante à análise SWOT, a ferramenta tem como objetivo elencar os problemas e desenvolver ações corretivas e preventivas para solução de cada um.
É muito comum que ambas as técnicas sejam colocadas lado a lado como complemento uma da outra.
Isto por que, qualquer uma das duas são capazes de analisar tanto ambientes internos quanto externos.
A diferença é que a GUT possibilita uma pontuação de qualificação e quantificação dos problemas, criando uma listagem de prioridades.
Além da Matriz SWOT, a técnica GUT pode ser aliada à ferramentas como Diagrama de Ishikawa e Ciclo PDCA.
Objetivo da ferramenta
A ferramenta desenvolvida por dois especialistas em questões organizacionais, busca orientar questões muito complexas.
Isto porque, quando há uma grande quantidade de problemas a serem resolvidos, isto prejudica o administrador na identificação e solução dos mesmos.
Por este motivo, é necessário que seja elencado o nível de gravidade, urgência e tendência do problema prejudicar a empresa.
E é justamente assim que a GUT trabalha, criando uma espécie de ranking de acordo com a importância do problema para o negócio.
Pensando também nos impactos, tanto positivos, quanto negativos que a resolução ou não do problema pode causar no negócio.
Processo de aplicação da matriz
Para um maior sucesso de aplicação da ferramenta no negócio, é preciso aplicá-la em etapas.
Os passos ou etapas a serem seguidos na aplicação da Matriz GUT devem ser os seguintes:
Definindo e listando os problemas
É o momento de identificar os problemas que a organização tem e que precisa ser solucionado.
A preocupação aqui não é a gravidade ou urgência do problema, mas ele em si, ou seja, somente o problema puro.
Se for necessário, peça auxílio dos colaboradores para identificar cada um dos problemas.
O importante neste ponto, é que seja realizado um detalhamento completo dos pontos levantados.
Deixe bem claro todos os pontos e visões do problemas e seja bem específico na descrição.
Classificação dos Problemas
Chegou o momento de aplicar a matriz GUT sobre os problemas listados, mas antes disso é preciso entender o sistema de notas da matriz.
Tal modelo de notas auxilia no momento de definir o grau de prioridade do problema listado.
| NOTA | GRAVIDADE | URGÊNCIA | TENDÊNCIA |
| 5 | Extremamente grave | Necessita Ação Imediata | Irá piorar rapidamente |
| 4 | Muito grave | Muito urgente | Irá piorar em pouco tempo |
| 3 | Grave | Urgente, ação à curto prazo | Irá piorar a médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Irá piorar a longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não irá mudar |
Contudo, antes de aplicar e mostrar exemplos de problemas na matriz GUT, será explicado cada um dos fatores.
Gravidade – Este fator é aquele em que se elenca a intensidade que esse problema tem para o negócio.
Ou seja, é uma avaliação que descobre-se a gravidade que esse problema tem para o negócio.
Urgência – Neste caso é analisado o tempo estimado para a resolução dos problemas listados.
Ou seja, aqui é um fator em que o empresário possui um dado sobre os problemas para saber quando realizar uma tomada de decisão.
Tendência – Tendência de cada problema para possível crescimento ou estabilização de acordo com o passar do tempo.
Ambos os fatores são elencados de acordo com as situações menos graves com as notas mais baixas e os mais graves com as notas mais altas.
Pontuando e ranqueando os problemas
Como mostrado, cada fator da matriz fará com que o administrador crie um ranking que dará o grau de prioridade de cada problema.
E isto facilitará na criação de planos de ação para cada questão abordada dentro do ranking.
Vamos a um exemplo prático de pontuação e ranqueamento dos problemas, de acordo com a matriz GUT.
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | TOTAL |
| Erros no Fluxo de Caixa da empresa | 4 | 5 | 3 | 60 |
| Baixa no faturamento | 5 | 4 | 5 | 100 |
| Atualização de sistema | 2 | 1 | 1 | 2 |
Foi mostrado três problemas identificados na empresa e que vem prejudicando o bom funcionamento.
Para o processo de ranqueamento, as notas são dadas de acordo com grau de gravidade, urgência e tendência.
As notas atribuídas são multiplicadas entre si e oferece um valor total no final que definirá a prioridade de ação.
Portanto, de acordo com o exemplo, o problema mais urgente é o de Baixa no Faturamento, depois temos os erros no Fluxo de Caixa e por último a atualização do sistema.
Definindo Plano de Ações
Foi montado um ranking onde o administrador elencou o grau de prioridade de cada problema da empresa.
Com esses dados em mãos é o momento de criar um plano de ação para cada problema levantado.
Uma excelente técnica para este processo é o método 5W2H, que funciona como um checklist de resolução de problemas.
Todo este processo é estruturado a partir de 7 questionamentos acerca do problema e do plano de ação que será desenvolvido, de acordo com a lista abaixo:
- (What) O que?
- (Why) Por que?
- (Who) Quem?
- (When) Quando?
- (Where) Onde?
- (How) Como?
- (How Much) Quanto custa?
Gestão estruturada para evitar problemas
Todo empresário deseja evitar problemas no seu negócio para garantir o maior índice de eficiência e rentabilidade.
Para isto, é preciso investir em ferramentas de gestão como softwares de gestão ERP com emissores fiscais.
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