Uma parte essencial na manutenção da lucratividade de uma empresa, especialmente durante tempos econômicos incertos, é realizar com eficiência o fechamento de caixa. Sem dúvida, ter o controle das entradas e saídas de caixa do seu negócio é uma parte crítica que não deve ser negligenciada.

Você precisa saber quanto dinheiro está entrando e saindo. A estabilidade dos negócios depende de entender para onde vai o seu dinheiro, ou seja, no que está gastando e quanto está recebendo. Ter uma visão detalhada das despesas e receitas, a curto e longo prazo, é muito importante em termos de controle financeiro e gestão do fluxo de caixa.

Afinal, qual é a principal função do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um procedimento que mostra quanto de dinheiro entra e sai de sua empresa em um determinado período de tempo. Ele ajuda você a saber se está tendo lucro. As entradas e saídas estão relacionadas porque são componentes essenciais das operações financeiras da sua empresa. Mas elas devem ser mantidas em equilíbrio e monitoradas adequadamente para garantir a viabilidade de longo prazo do seu negócio.

Manter um bom fluxo de caixa é importante porque permite que você cumpra suas obrigações financeiras existentes, bem como planeje o futuro. Ao equilibrar suas entradas e saídas de caixa, você pode garantir o bom funcionamento do dia a dia do seu negócio, ao mesmo tempo em que cria reservas suficientes para enfrentar picos e quedas nas vendas, pagamentos atrasados ​​de faturas ou despesas inesperadas.

Como fazer o fechamento de caixa na prática

Na prática, você pode fazer o fechamento de caixa de forma manual, porém, usar um sistema automatizado torna essa tarefa mais fácil. A seguir, confira como realizar esse procedimento de maneira eficiente.

Defina o responsável pelo fechamento de caixa

Fechar o caixa no final do expediente é uma função que envolve cuidado e atenção na conferência de valores e transações realizadas. Quando se trata de um negócio físico, o responsável por essa função é o operador de caixa. Isso porque ele acompanhou todas as transações durante seu dia de trabalho, portanto, é o mais indicado para fazer o fechamento.

Caso sua empresa tenha vários operadores de caixa, é essencial que cada um deles entregue o “caixa zerado” para o próximo operador. Os profissionais designados para realizar esse trabalho devem seguir as orientações da empresa ao realizarem os procedimentos de fechamento de caixa. Assim poderão evitar inconsistências entre o saldo de entrada e de saída.

Faça o acompanhamento diário

Fazer um acompanhamento diário ajuda a detectar incompatibilidades e imprecisão nos valores informados. Sendo assim, realizar o controle todos os dias ajuda a proteger sua empresa de eventuais prejuízos financeiros.

Registre todas as entradas e saídas

Para começar, faça o registro do saldo inicial do caixa, o que inclui um valor para o troco ou de encaixe. Estamos falando de certo valor em cédulas e moedas, que devem estar à disposição do operador.

Também é importante registrar as entradas e saídas do caixa no decorrer do dia. Para realizar o fechamento de caixa da forma certa, é fundamental calcular os valores separados, de acordo com o tipo de transação.

Lance as vendas no momento certo

Assim que forem recebidos, os lançamentos precisam ser realizados. Do contrário, você pode pensar que tem os recursos de que precisa, mas na verdade, eles não existem. Certamente isso pode causar sérios problemas. Portanto, lance as vendas no momento certo.

Categorize as movimentações

Uma boa dica é categorizar as movimentações, separando os seguintes tipos de fluxos: de venda com cartão de débito e crédito (por bandeira), recebimentos em dinheiro, Pix, tickets e vales. A organização nesse momento é fundamental para entender os processos diários e identificar possíveis desperdícios, bem como conseguir concluir o fechamento de caixa sem discrepâncias de valores.

A partir desses dados, a empresa pode tomar decisões estratégicas como cortar gastos ou aproveitar oportunidades de investimentos.

Anote as sangrias e os reforços de caixa

Por questões de segurança, é comum adotar o método de sangria de caixa. Dessa forma, toda vez que as transferências de valores do caixa forem feitas para o cofre ou carro forte, por exemplo, é preciso anotar o valor e os documentos que foram enviados. Também é importante registrar ou lançar no sistema os valores de reforços de caixa que foram feitos ao longo do dia.

Defina uma frequência para o fechamento de caixa

Especialistas recomendam estabelecer um período para o fechamento de caixa. Tenha em mente que quanto mais tempo permanecer operando, mais complicado será controlar os números. Por isso é indicado realizar o fechamento diariamente, logo que o expediente for encerrado.

Mantenha um fluxo de caixa saudável

Uma empresa é geralmente considerada financeiramente saudável quando ganha mais dinheiro do que gasta. Um fluxo de caixa consistentemente negativo coloca a empresa em sérios riscos. Todo negócio precisa de dinheiro para crescer e isso abre as portas para novos mercados, novos produtos e serviços, contratações adicionais e muito mais.

Para manter um bom fluxo de caixa conheça seus gastos. Em seguida, você começará a ver onde pode cortar custos e melhorar o fluxo de caixa de sua empresa, limitando gastos que não agregam valor. Outra dica é negociar descontos com seus fornecedores.

A maioria das empresas depende de empréstimos comerciais ou outros financiamentos para pagar por ativos e investir no crescimento dos negócios, pelo menos até certo ponto. Revise seus passivos circulantes e não circulantes para comparar as taxas de juros.

Concluindo o fechamento de caixa

Para concluir essa tarefa é preciso subtrair todas as despesas das suas receitas para chegar a um novo saldo atualizado que servirá de ponto de partida para a abertura do caixa no dia seguinte. Lembre-se de conferir se as receitas e despesas conferem com os valores registrados.

O fechamento de caixa pode ser total (no final do expediente) ou parcial, quando ocorrer a troca de operador. Fazer isso manualmente pode levar a erros, por outro lado, usando um software de gestão, tudo é lançado no sistema que realizará os cálculos de maneira automática.

Fechamento de caixa diário, manual ou automático?

Você pode fazer o fechamento de caixa de maneira manual ou automática. A seguir, saiba mais sobre como funciona ambos os métodos.

Manual

Como já mencionado, é possível fazer o fechamento de caixa manualmente. Isso significa que todas as entradas e saídas devem ser descritas em um papel e posteriormente inseridas em planilhas do Excel. Essa é uma maneira antiga de fechamento de caixa. Embora funcione quando feita corretamente, está sujeita a erros humanos, já que cada valor movimentado deve ser anotado.

A desorganização e a falta de periodicidade no preenchimento podem comprometer o cálculo dos valores. Além disso, é preciso levar em consideração o volume de entradas e saídas no caixa da empresa e a complexidade das operações financeiras.

Ultrapassado esse limite, o fechamento de caixa manual torna-se improdutivo e inviável. No cenário atual em que vivemos, todas essas lacunas podem ser facilmente fechadas usando um software de gestão financeira.

Automático

Registros escritos a mão podem conter inconsistência de valores quando conferidos, por isso o ideal é usar um sistema automatizado para registrar as movimentações do caixa. Usando um software de gestão é possível controlar todas as operações realizadas em determinado período, tornando o fechamento de caixa livre de erros.

Além disso, o sistema emite relatórios completo mostrando todas as transações realizadas por cada operador, facilitando a conferência de dados. A maioria dos softwares de gestão empresarial possui módulos financeiros integrados prontos para contabilizar todas as entradas e saídas, bem como gerar relatórios detalhados e atualizados instantaneamente.

Com um sistema integrado a outros setores da empresa, você pode automatizar tarefas rotineiras. Os sistemas de gestão fornecem relatórios precisos e em tempo real que podem ajudá-lo a controlar seu fluxo de caixa. Muitas empresas lutam para entender esse processo simplesmente porque carecem de dados sobre transações específicas, padrões e muito mais. 

Com todos esses dados em tempo real, sua empresa pode ficar por dentro da situação atual do seu caixa, saber como ele oscila diariamente, semanalmente ou trimestralmente e assim, retomar o controle. Cada parte de um negócio precisa de um fluxo constante de dinheiro para operar com sucesso e eficiência. 

A segurança e a clareza proporcionadas por uma solução tecnológica são essenciais para garantir o bom funcionamento de uma empresa, tornando mais fácil estabelecer estratégias em mercados cada vez mais dinâmicos e competitivos.

Conclusão

Independentemente do tamanho da sua empresa e setor de mercado, a automação é a melhor maneira de tornar o fechamento de caixa mais eficiente. Isso economiza tempo, dinheiro e aumenta a produtividade da sua equipe.

Quanto mais precisos e atualizados forem seus dados de fluxo de caixa, melhores decisões financeiras você poderá tomar. Ao usar um software de gestão financeira, você pode ter certeza de que sempre terá uma visão precisa e atualizada de quanto dinheiro está entrando e saindo de sua empresa.

Se você ainda não utiliza um sistema automatizado, conheça as soluções oferecidas pela Soften para facilitar o fechamento de caixa. Com um sistema ágil e eficiente é possível otimizar funções essenciais em todos os níveis de trabalho, desde o planejamento até as operações rotineiras, evitando enormes prejuízos financeiros para sua empresa.

E aí? Gostou do artigo? Então compartilhe com sua rede de contatos.

Te restou alguma dúvida? Então comente aqui e teremos prazer em te ajudar.

Continue nos acompanhando aqui no Blog e nas nossas redes sociais: Facebook, Instagram, Youtube e Linkedin.