A Carta de Cobrança é uma das formas mais eficazes de notificar os inadimplentes sobre as dívidas, buscar acordos e até mesmo informar sobre o ajuizamento dos valores em questão.

Mas tudo isto deve ser feito sem constrangimento ao cliente para não gerar problemas futuros.

Por este motivo, a Soften preparou este artigo com quatro modelos de carta de cobrança.

Então acompanhe e utilize estes modelos no seu negócio para lidar com os seus devedores.

Carta de Cobrança: O que é?

Este é um método que auxilia na gestão de cobranças de clientes inadimplentes no seu negócio.

E por meio dele é realizado o pedido de quitação de qualquer dívida com a empresa.

Então normalmente, a carta é apresentada como um aviso extrajudicial solicitando o pagamento do valor ou dos valores em questão.

A Carta de Cobrança pode tanto ser realizada para tentar uma negociação de dívida, como o aviso de protesto da dívida junto à justiça.

E além disto, o modelo de cobrança pode ser enviado por e-mail ou pelos Correios.

Mas é importante ter em mente que todos estão sujeitos a terem problemas financeiros e um momento ruim.

Por isso, não esqueça de pensar nisso quando algum cliente exemplar atrasar alguma parcela.

Importância da Carta de Cobrança

A carta de cobrança é algo que pode ajudar no caixa da empresa. Isto porque, com ela é possível que a empresa receba e não fique no vermelho no fim do mês.

Então um passo em falso pode ser crucial em seu negócio. Por isso, a carta de cobrança acaba sendo uma ferramenta especial nesse momento de dívida dos clientes.

Ou seja, para pagar contas e não ficar com a empresa no vermelho, é preciso receber.

E por isso a carta de cobrança é tão importante. Com ela é possível avisar os clientes sobre a dívida e assim, ter mais possibilidade de receber.

Então veja a seguir o que deve e o que não deve ter em uma carta de cobrança, assim como a linguagem e o tom que deve ser utilizado nela.

Como escrever uma Carta de Cobrança?

Mas alguns cuidados devem ser tomados no momento da realização da Carta de Cobrança.

Mas o documento não pode em hipótese alguma constranger, ameaçar ou expor ao ridículo o inadimplente.

Isto tudo, de acordo com o Código de Defesa Consumidor (CDC) no Art 42, é considerado como crime e pode prejudicar a empresa que realiza a cobrança.

No Art 42A do CDC, é especificado os dados que devem ser descritos na Carta de Cobrança:

• Nome do Cliente
• Endereço
• CPF ou CNPJ
• Dados da Dívida:

– Mercadoria ou serviço adquirido
– Saldo da Dívida
– Prazo para regularização ou aviso do ajuizamento
– Número do Contrato
– Contato para possíveis negociação

Mas tome muito cuidado com o tom que utilizar, para não causar nenhum tipo de constrangimento ou pressão no seu cliente.

Novamente, não deve haver ameaças, coerções e informações mentirosas, pois isto pode trazer sérios problemas para a empresa.

Então no momento do envio, principalmente pelos Correios. Tome cuidado com o envelope para que não haja nenhum tipo de informação que remeta à divida ou que cause constrangimento ao cliente.

Entenda todos os detalhes sobre a Carta de Cobrança neste vídeo preparado pela equipe da Soften:

Mas é importante também que haja, em ambos modelos – Correios ou E-mail -, a manifestação de recebimento da carta.

No caso do Correios deve ser realizado uma entrega com manifestação de recebimento, onde quem recebe a carta assina e confirma o recebimento.

E no e-mail, é possível configurar uma opção que confirma o recebimento e leitura de tal e-mail.

Mas além deste modelo disponibilizado para download acima, a Soften também preparou mais 4 modelos para utilização.

Modelos de Carta de Cobrança

A Soften disponibiliza quatro modelos de carta de cobrança, dois de carta via Correios, e dois para ser enviado por e-mail.

Então confira todos os modelos e aproveite para readaptá-los em sua empresa:

Carta de Cobrança – Modelo 1 – Prestação vencida

COBRANÇA

Cidade, Data

Prezado ___________________ (nome completo ou Razão Social),

Verificamos que o pagamento da prestação referente à aquisição de _ (produto/serviço), no valor de ______ (valor da parcela) com vencimento no dia _ (data do vencimento) não consta em nosso sistema.

Por gentileza, efetue o pagamento até o dia _______________ (data).

Se essa parcela já foi quitada, por favor, desconsidere a mensagem.

Atenciosamente,

_________________ (nome)

_________________ (cargo/setor)

Carta de Cobrança – Modelo 2 – Atualização de Valores

COBRANÇA

Cidade, Data

Prezado _____________________ (nome completo ou Razão Social),

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do produto/serviço _ (nome do produto/serviço), com vencimento no dia ________ (data do vencimento), ainda não foi pago.

Para facilitar a regularização, estamos enviando um boleto com o valor atualizado. Observe a nova data de vencimento para o pagamento do mesmo.

Caso tenha dúvidas, contate-nos pelo telefone______________ (informar um telefone/Whatsapp).

Atenciosamente,

____________________ (nome)

____________________ (cargo/setor)

E-mail de Cobrança – Modelo 3 – E-mail informal

VALOR EM ABERTO

Olá, ______________ (nome completo ou Razão Social).

Verificamos aqui em nosso sistema que o pagamento da parcela de _____________ (mês e ano) não apareceu.

O vencimento foi no dia __________ (data).

Nessa correria que vivemos, esquecer uma conta é normal, não é mesmo? 🙂

Para te ajudar, atualizamos o valor e geramos um novo boleto com vencimento para _ (data).

É só buscar no anexo!

Caso tenha qualquer dúvida ou problema para efetuar esse pagamento, entre em contato conosco pelo telefone ________________ (telefone/Whatsapp) ou responda este e-mail.

Abraços,

_________________ (nome)

_________________ (cargo/setor)

E-mail de Cobrança – Modelo 4 – E-mail formal

PAGAMENTO EM ATRASO

Prezado ___________________ (nome completo ou Razão Social).

Esta é a nossa ________________ (terceira, quarta, quinta…) tentativa de contato.

Por favor, entre em contato urgentemente pelo telefone __________________ (telefone/Whatsapp), ou responda a esse e-mail até o dia ____________ (data).

O objetivo deste e-mail é evitar novas tentativas de cobrança e, caso não haja nenhuma manifestação de interesse de renegociação ou quitação da dívida, a cobrança ocorrerá em esferas extrajudiciais e judiciais.

Regularize essa situação efetuando o pagamento da parcela do produto/serviço ___________________ (nome do produto/serviço), cujo vencimento ocorreu no dia ___________________ (data do vencimento).

Atenciosamente,

___________________ (nome)

___________________ (cargo/setor)

Invista no controle de clientes e melhore sua Gestão Financeira

Para que sua empresa não tenha dores de cabeça com altos índices de inadimplentes, invista num sistema de gestão de vendas e clientes.

Esses sistemas, conhecidos como ERP, são ferramentas que possibilitam a extração de relatórios referentes a entradas à vencer.

E isto possibilita um planejamento para possível negociação e acompanhamento de possíveis inadimplências.

A Soften Sistemas disponibiliza a ferramenta ERP nos seus dois modelos de sistemas, o Soften SIEM e o Gerencie Aqui.

Mas qualquer um dos sistemas são completos e otimizados, com funções específicas e eficazes para a gestão de uma empresa.

E, além dos treinamentos completos e suporte especializado e ilimitado, há a possibilidade de customização e criação de novos relatórios.

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