As obrigações das empresas podem variar de acordo com o tipo de negócio, sua atividade, porte e localização geográfica. A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação destinada principalmente às empresas com CNPJ ativo, que possuem empregados registrados ou façam pagamentos de remunerações sujeitos à declaração.
A obrigatoriedade dessa declaração se aplica mesmo que a empresa não tenha tido movimentação de empregados ou pagamento de remunerações no ano-base. Nesse caso, a empresa deve fazer a declaração da RAIS Negativa, informando que não houve contratações ou pagamentos durante o período.
Se você ainda tem dúvidas sobre a RAIS, neste artigo vamos explicar a sua importância e que tipo de empresa deve fornecer essas informações sociais.
O que é RAIS?
A RAIS é a sigla para “Relação Anual de Informações Sociais” estabelece-se para coletar dados trabalhistas. Ela consiste em um relatório anual que as empresas devem fornecer ao governo, contendo informações sobre seus funcionários e estabelecimentos.
A RAIS tem o objetivo de reunir dados sobre o emprego no país. Isso deve servir para posterior elaboração de políticas públicas, estudos estatísticos e controle das atividades do trabalho. Usa-se esses dados pelo governo para a formulação e avaliação de políticas de emprego, renda e desenvolvimento social.
Entre as informações solicitadas na RAIS estão o número de funcionários, os salários pagos, a quantidade de admissões e demissões, além de outros dados socioeconômicos relevantes. Esses dados deve se prestar por todas as empresas com CNPJ ativo, sejam públicas ou privadas.
A entrega da RAIS é necessária e o prazo para sua entrega define-se pelo governo periodicamente, sendo que deve se enviar ao Ministério da Economia, por meio da plataforma RAIS (GDRAIS). O não cumprimento dessa exigência pode acarretar em multas para as empresas.
Portanto, é importante que as empresas estejam em conformidade com a legislação trabalhista para que cumpram seus deveres no que diz respeito à RAIS e outras obrigações relacionadas ao emprego.
Na Relação Anual de Informações Sociais, além das contribuições sindicais patrimoniais, deve se declarar quais trabalhadores contrata-se pelo regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Além disso, quais contratações foram através de contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado. Até mesmo os contratos de experiência deve-se incluir.
Os dados informados devem ser os seguintes:
- Data de admissão e dados de identificação do trabalhador.
- Motivo e data da rescisão do contrato.
- Valores das verbas rescisórias.
- Valores de parcelas que integram ou não as remunerações mensais dos trabalhadores.
Para que serve?
A RAIS possui diversas finalidades, mas a principal delas é coletar dados sobre o emprego no país. Ela serve essencialmente para esse fim, desempenhando um papel importante para o governo e também para o setor privado. Isso porque oferece informações valiosas para diversas análises e políticas relacionadas ao mercado de trabalho.
Além disso, essa relação anual fornece ao governo informações essenciais para a formulação e avaliação de políticas públicas relacionadas ao emprego, renda e desenvolvimento social. Os dados coletados ajudam a identificar tendências no mercado de trabalho, permitindo a criação de estratégias para a geração de empregos e o combate ao desemprego.
Os dados da RAIS são muito úteis para estudos estatísticos sobre o mercado de trabalho. Também utiliza-se utilizada para o controle das atividades trabalhistas. Assim permite ao governo monitorar informações sobre admissões, demissões, queixas, jornadas de trabalho, entre outros dados relacionados a funcionários e estabelecimentos.
Com base nessas informações, o governo pode identificar situações de irregularidades trabalhistas, como contratações informais, fraudes, desrespeito às normas trabalhistas, entre outros problemas. Isso auxilia na fiscalização e no combate ao trabalho não registrado, trabalho infantil e outras práticas ilegais.
Além disso, a RAIS também é utilizada para a verificação da consistência das informações prestadas pelas empresas em relação a outros sistemas, como o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Dessa forma, a RAIS contribui para a proteção dos direitos dos trabalhadores. Por outro lado, também é útil para as empresas, pois fornece um registro completo das informações relacionadas ao emprego.
O que é RAIS Negativa?
A RAIS Negativa é uma modalidade específica da Relação Anual de Informações Sociais no Brasil. Ela se aplica às empresas que, no ano-base em questão, não tiveram empregados contratados ou remunerações pagas que estivessem sujeitas à declaração da RAIS.
Em outras palavras, a RAIS Negativa é uma declaração feita por empresas que não possuem funcionários registrados ou que não tiveram movimentação de pagamento durante o período de referência da RAIS.
A apresentação dela é uma obrigação imposta às empresas, mesmo que elas não tenham tido movimentações de empregados durante o ano. É importante cumprir essa obrigação, pois a não entrega da RAIS Negativa dentro do prazo estabelecido pelo governo pode levar a multas.
Assim como a RAIS convencional, a RAIS Negativa deve ser enviada por meio da plataforma RAIS (GDRAIS), seguindo as orientações e prazos estabelecidos pelo Ministério da Economia.
MEI precisa entregar RAIS negativa?
O Microempreendedor Individual (MEI) possui um regime tributário simplificado e, por isso, está dispensado de várias obrigações acessórias, incluindo a RAIS. No entanto, mesmo que não contrate funcionários , deve entregar a RAIS negativa, pois é obrigatória para todos os estabelecimentos inscritos no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
Caso o MEI tenha algum funcionário, a declaração deve ser feita normalmente. Além disso, o Microempreendedor Individual deve cumprir outras obrigações, como a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI), que é uma prestação de contas simplificada relacionada ao faturamento anual da empresa. É importante estar atento aos prazos e cumprir todas as obrigações pertinentes à categoria do MEI.
Quem precisa fazer a declaração da RAIS?
A declaração da RAIS deve ser feita por todas as pessoas jurídicas com CNPJ ativo que empregam pessoas físicas, conforme estipulado na CLT. Sejam elas empresas privadas, públicas, filantrópicas ou órgãos da administração direta ou indireta, bem como os estabelecimentos inscritos no Cadastro Específico do INSS (CEI).
Os empregadores rurais (pessoa física ou jurídica) que tenham empregados, os conselhos profissionais, as autarquias e outros tipos de entidades também devem fazer a declaração da RAIS. O envio das informações é feito por meio do sistema online disponibilizado pelo Ministério da Economia. Esse processo geralmente envolve os seguintes passos:
Preparação dos dados: É necessário organizar as informações dos funcionários e estabelecimentos de acordo com as exigências da RAIS. Isso inclui ter acesso aos dados corretos, como CPF, PIS/PASEP, remunerações, dados de admissão e demissão, entre outros.
Acesso ao sistema: Acesse o sistema da RAIS disponibilizado pelo Ministério da Economia. Esse sistema pode variar a cada ano. Portanto, é importante consultar o site oficial do governo para obter as informações e links corretos.
Preenchimento dos dados: No sistema da RAIS, preencha todos os campos indicados com as informações exigidas e atualizadas sobre os funcionários e estabelecimentos.
Revisão e validação: Antes de enviar a declaração, revise todas as informações fornecidas para garantir que estejam corretas e completas. Verifique erros de digitação, dados faltantes ou inconsistências.
Envio da declaração: Após revisar e validar todas as informações, basta enviar pelo sistema. Certifique-se de que o envio foi concluído com sucesso e que você recebeu o comprovante de entrega ou protocolo.
O que entra e não entra?
A base de dados da RAIS abrange diversas informações sobre os funcionários e as empresas. No entanto, algumas informações específicas não devem ser incluídas na base da RAIS. Por exemplo: Dados sensíveis ou de natureza pessoal dos empregados, como número de RG (Registro Geral), endereço residencial, telefone pessoal, estado de saúde, orientação sexual, entre outros.
Além disso, informações sobre diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS; autônomos; ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, Conselheiro Tutelar etc).
A seguir, veja o que entra na base da RAIS:
- Identificação da empresa: O número do CNPJ, razão social, endereço completo e outros dados de identificação da empresa.
- Informações dos empregados: Nome completo, data de nascimento, CPF, PIS/PASEP (Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), estado civil, nacionalidade, entre outros.
- Dados de vínculo empregatício: Dados de admissão, dados de desligamento, valores referentes a verbas rescisórias, tipo de contrato (temporário, aprendizagem, etc).
Conclusão
Por fim, esperamos ter esclarecido todas as suas dúvidas sobre a RAIS para que sua empresa cumpra essa obrigação que é fundamental para o recolhimento de informações sobre o emprego no Brasil. Então fique atento ao prazo de envio da RAIS. Geralmente ocorre entre os meses de fevereiro e abril. O não cumprimento dessa obrigação dentro do prazo estabelecido pode resultar em multas e deduções para a empresa.
Recomenda-se consultar o site oficial do Ministério da Economia, bem como acompanhar as notícias e comunicados divulgados pelo órgão, para obter as informações mais precisas e atualizadas sobre o prazo de envio da RAIS referente ao ano em questão.
É importante ressaltar que até mesmo as empresas que não contrataram funcionários ou realizaram pagamento de remunerações no ano-base, devem entregar a RAIS Negativa, informando que não houve contratações ou pagamentos de salários durante o período.
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