Uma das partes obrigatórias para a emissão fiscal é a série da NFe que segue um padrão definido pela Secretaria da Fazenda.
A série da NFe auxilia no controle das emissões de notas e identificação do tipo de emissão.
A numeração sequencial segue uma série de normas e padrões pré estabelecidos e é de extrema importância que os contribuintes estejam por dentro delas.
Para tirar as dúvidas sobre a questão e deixar os empreendedores por dentro do assunto a Soften preparou este artigo. Acompanhe!
O que é a série da NFe?
A série da NFe é um número sequencial que define a numeração da nota e no caso de empresas que utilizam mais de uma série facilita a identificação do grupo de notas a que pertence tal série.
Dessa forma a série da nota serve para controle das emissões e identificação do modo de emissão.
Quando instituída a NFe por meio do Ajuste SINIEF 07/05 só era permitida a utilização de uma série por vez sendo iniciada pela de número 1.
Depois, com o Ajuste SINIEF 08/09 abriu-se a possibilidade de números de séries distintos ao mesmo tempo para a emissão.
A numeração de série da NFe deve ser sequencial e crescente para que se tenha um controle eficaz das emissões.
Como funciona a numeração da série?
Como já sabemos a NFe é um novo modelo da nota fiscal, o modelo 55 que substitui os antigos modelos “1, 1A e 4”.
Por se tratar de um novo modelo então a série da NFe deve ser iniciada pelo numero 1, ou seja, por uma série nova.
A série tem uma numeração que vai de 1 até 999.999.999 e caso seja alcançado o limite ela deverá ser reiniciada.
A numeração da nota por sua vez pode ir de 000.001 a 999.999 e quando atingido tal quantidade deverá ser iniciado uma nova série.
Dessa forma a numeração da série abarca nove números, seguindo a seguinte estrutura: modelo da nota, série e depois a numeração da mesma.
Veja o exemplo a seguir:
Uma nota é emitida com a seguinte numeração: 551000125
O modelo da nota 55
1 é a série
000125 é o número da nota
Perceba que a numeração final da nota segue um padrão de nove dígitos, isso significa que só é possível a inserção de um número de série.
Contudo, como vimos anteriormente a série pode chegar a 999.999.999 e não seria possível inserir tal número na nota.
Para isso foi criada a chamada série virtual, onde um único número substitui e especifica a série na nota.
Entenda a Série Virtual
A Secretaria da Fazenda especificou que a série da nota pode ir de 1 até 999 para a série virtual e apresentação da numeração.
As séries de 890 a 899 são de uso exclusivo para a emissão de NFe Avulsa, caso seja permitida pela SEFAZ do estado.
E a numeração 900 à 999 é exclusiva para emissões em contingência realizadas no Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN.
Contudo, como vimos na numeração da nota só pode conter nove dígitos.
Para que esse padrão seja seguido, foi criado a série virtual onde um único número substitui o número de série real com dois dígitos ou mais na nota.
Esse padrão é para autorização da NFe, contudo no XML e DANFE da nota aparecerá o numero real da série.
Veja como funciona utilização da série virtual no sistema Soften SIEM neste artigo.
Como utilizar dois números de séries ou alterar o número de série?
Como dito anteriormente, foi dada a permissão a partir do Ajuste SINIEF 08/09 para a utilização de dois números de séries distintos paralelamente.
Ou seja, é possível um número de série para cada tipo de operação, por exemplo, série 1 para notas de entrada e série 2 para notas de saídas.
O contribuinte que for utilizar mais de um número de série para distinguir as operações precisa informar o posto fiscal.
Além disso é solicitado que se relate no livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO, a utilização dos números de séries para fins de fiscalização.
Feito isso, basta alterar a série no seu sistema de emissão de NFe e utilizar conforme definido anteriormente junto ao contador.
No sistema Soften SIEM, para alterar a série é muito simples, após entrar em contato com o suporte cadastrar e configurar as séries e os números de notas a serem utilizados, basta seguir os seguintes passos:
No momento da emissão, clique na opção “Série Atual: 0 (mudar)”
Altere para a série escolhida e configurada, e realize a emissão da NFe.
Inutilização de números de série
Pode ser que por falha técnica ou problemas com sistema o contribuinte realize uma quebra de sequência na numeração das notas.
Por conta disso ele precisará solicitar a inutilização dos números que não serão usados por conta do ocorrido.
Por exemplo, foi realizada a emissão da nota 551000125 e por alguma falha na próxima emissão foi emitida a nota 551000130, pulando as notas 126 à 129.
Esse números devem ser inutilizados pois não é possível mais serem utilizados por conta do número de série ser sequencial e para não causar uma confusão não é possível voltar a numeração.
Para realizar a inutilização da numeração o contribuinte deverá informar à SEFAZ do seu estado a inutilização por conta da falha até o décimo dia do mês subsequente.
Se a SEFAZ perceber alguma irregularidade ela poderá negar a inutilização e pedir uma explicação ou até mesmo uma auditoria.
Perceba que a série da NFe exige muita atenção do contribuinte para que não seja emitida notas com duplicidade numérica ou que lhe cause algum problema com o fisco.
Busque segurança e praticidade nas emissões de NFe
Recomendamos que para que sua empresa realize as emissões com dados corretos, você busque um auxílio contábil.
O contador verificará as especificações da sua empresa e lhe auxiliará com os dados corretos para a emissão de NFe.
Para o processo de emissão busque um sistema de qualidade e que facilite a gestão fiscal do seu negócio.
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Além de sistemas competentes na emissão de notas e gerenciamento ERP a Soften dispõe de suporte técnico especializado e gratuito para auxiliar seus clientes.
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